Tugas Kelompok 3 Sesi 7 Analisis Kesenjangan dan Rencana Tindak

MATA KULIAH : PERENCANAAN SDM

DOSEN : DR. FRIDA

PENULIS : KELOMPOK 3

M. ADIB

JEVERI TOAN

SRI UTARI

PETRUS RANTE TANDIABANG

Analisis Kesenjangan dan Rencana Tindak

Latar Belakang

              Analisis kesenjangan kemampuan adalah proses untuk mengidentifikasi selisih antara kemampuan sumber daya manusia (SDM) yang ada dengan kemampuan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Hal ini penting dalam perencanaan SDM karena membantu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan, merencanakan rekrutmen dan seleksi karyawan, mengembangkan strategi manajemen talenta, meningkatkan kinerja dan produktivitas SDM, serta memastikan bahwa organisasi memiliki SDM yang sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai untuk menemukan kesenjangan kemampuan, langkah-langkah yang dapat diambil adalah mendefinisikan tujuan organisasi, menentukan kemampuan yang dibutuhkan, menilai kemampuan SDM yang ada, dan mengidentifikasi kesenjangan antara kemampuan yang dibutuhkan dan yang ada. Adapun alat dan teknik yang dapat digunakan meliputi analisis jabatan, survei keterampilan, penilaian kinerja, dan benchmarking untuk menutup kesenjangan kemampuan, strategi yang dapat digunakan antara lain adalah pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan, penerimaan karyawan baru dengan keterampilan yang dibutuhkan, manajemen talenta untuk mengidentifikasi dan mengembangkan karyawan berbakat, serta strategi lain seperti rotasi jabatan, mentoring, dan e-learning.

Proses analisa kesenjangan ini biasanya dilakukan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh di masa depan, untuk dapat melakukan perubahan atas kondisi saat ini yang dinilai kurang menguntungkan, menjadi kondisi target yang menguntungkan di masa depan. Analisis kesenjangan menjadi suatu alat evaluasi yang berpusat pada kesenjangan kinerja sumber daya yang dimiliki perusahaan atau bisnis.

Gap analysis dimaknai sebagai sebuah perbandingan antara kinerja aktual yang ada pada saat ini dengan kinerja potensial yang diharapkan. Dengan kata lain, Gap analysis merupakan suatu metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi apakah suatu sistem yang berlangsung di suatu perusahaan atau bisnis pada saat ini sudah memenuhi target atau belum. Dalam jangka waktu yang singkat, Gap Analysis merupakan cara yang diaplikasikan manajer bisnis atau proyek untuk membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang diharapkan. Penggunaan analisis kesenjangan akan memberikan banyak manfaat dari ditemukannya masalah atau kesenjangan pada bisnisnya, yakni mengenai apakah bisnis telah menggunakan sumber daya dengan baik dan telah memenuhi harapan.

Dengan menggunakan analisis kesenjangan, itu berarti anda akan memahami bagaimana bisnis atau perusahaan anda melaksanakan seluruh kegiatan dan rencana yang harus dilakukan di masa mendatang. Sebab, analisis ini akan memberikan hasil yang menunjukkan bagaimana perkembangan bisnis anda. Maka itu, gap analysis sangat penting untuk dilakukan secara berkala, terutama jika bisnis atau proyek tersebut besar. Kesenjangan atau celah yang ada di antara situasi aktual dan situasi potensial ini akan mendorong anda untuk menemukan sebuah solusi yang dapat mengisi celah tersebut. Solusi seperti inisiatif atau tindakan yang dapat meningkatkan efisiensi atau pemahaman yang lebih baik mengenai cara perusahaan untuk meningkatkan dan memperbaiki bisnis yang dilakukannya. Analisis ini kemudian juga akan membantu mengoptimalkan sumber daya manusia, biaya, dan waktu yang digunakan.

Dalam kesimpulannya, analisis kesenjangan kemampuan merupakan alat penting dalam perencanaan SDM untuk memastikan bahwa organisasi memiliki SDM yang sesuai dengan tujuannya. Terdapat berbagai strategi yang dapat digunakan untuk menutup kesenjangan kemampuan, dan strategi yang tepat harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

1.       Konsep Analisis Kesenjangan Kemampuan dan Peranannya dalam Perencanaan SDM

Analisis kesenjangan kemampuan adalah proses untuk mengidentifikasi kesenjangan antara kemampuan SDM yang ada dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Peranannya dalam perencanaan SDM:

• Membantu dalam:
  • Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan.
  • Merencanakan rekrutmen dan seleksi karyawan.
  • Mengembangkan strategi manajemen talenta.
  • Meningkatkan kinerja dan produktivitas SDM.
  • Memastikan organisasi memiliki SDM yang tepat untuk mencapai tujuannya.

Menurut Dessler (2016):

Analisis kesenjangan kemampuan adalah langkah penting dalam proses perencanaan SDM. Hal ini membantu organisasi untuk:

• Menentukan kebutuhan SDM: Jenis dan jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
• Mengembangkan program pelatihan dan pengembangan: Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi.
• Membuat keputusan tentang rekrutmen dan seleksi: Mencari karyawan baru dengan keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan.
• Mengembangkan strategi manajemen talenta: Menarik, mempertahankan, dan mengembangkan karyawan berbakat.

Menurut Mondy (2015):

Analisis kesenjangan kemampuan adalah alat yang penting untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Hal ini membantu organisasi untuk:

• Mengidentifikasi kesenjangan antara kemampuan SDM yang ada dan kemampuan yang dibutuhkan.
• Mengembangkan program pelatihan dan pengembangan yang efektif.
• Meningkatkan kinerja dan produktivitas SDM.
• Membuat keputusan yang lebih baik tentang rekrutmen dan seleksi.

David A. DeCenzo dan Stephen P. Robbins dalam buku "Human Resource Management" menyajikan pandangan yang menyeluruh tentang analisis kesenjangan kemampuan (skill gap analysis) dan peranannya dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM). Berikut adalah beberapa poin penting yang dapat ditemukan dalam pandangan mereka:

1. Definisi dan Konsep Analisis Kesenjangan Kemampuan: DeCenzo dan Robbins menjelaskan bahwa analisis kesenjangan kemampuan adalah proses evaluasi untuk mengidentifikasi perbedaan antara keterampilan yang dimiliki oleh karyawan saat ini dengan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Mereka menyoroti pentingnya pemahaman terhadap kebutuhan keterampilan yang ada dan yang diinginkan untuk mengelola SDM dengan efektif.
2. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan: Para penulis menekankan bahwa analisis kesenjangan kemampuan memberikan landasan untuk merancang program pelatihan dan pengembangan yang sesuai. Dengan memahami di mana kesenjangan terjadi, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya secara efisien untuk meningkatkan keterampilan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Perencanaan Karir dan Pengembangan Karyawan: DeCenzo dan Robbins menggarisbawahi pentingnya analisis kesenjangan kemampuan dalam perencanaan karir dan pengembangan karyawan. Dengan mengetahui kesenjangan antara keterampilan yang dimiliki saat ini dan yang dibutuhkan untuk peran yang diinginkan di masa depan, perusahaan dapat membantu karyawan merencanakan jalur karir yang jelas dan memberikan dukungan pengembangan yang sesuai.
4. Pemilihan dan Pengembangan Bakat: Mereka juga mencatat bahwa analisis kesenjangan kemampuan dapat digunakan dalam proses pemilihan dan pengembangan bakat. Dengan memahami kebutuhan keterampilan yang spesifik untuk berbagai peran di perusahaan, perusahaan dapat mencari bakat yang sesuai dan mengembangkan strategi untuk mengisi kesenjangan bakat yang ada.
5. Pengelolaan Kinerja: DeCenzo dan Robbins mengaitkan analisis kesenjangan kemampuan dengan pengelolaan kinerja yang efektif. Dengan mengidentifikasi kesenjangan antara keterampilan yang dimiliki karyawan dan standar kinerja yang diinginkan, manajer dapat memberikan umpan balik dan dukungan yang sesuai untuk membantu karyawan mencapai potensi mereka.

Buku Tahun:

• Dessler, G. (2016). Human resource management (14th ed.). Boston, MA: Pearson.
• Mondy, R. W., & Noe, R. M. (2015). Human resource management (13th ed.). Upper Saddle River, NJ: Pearson.

Kesimpulan:

Analisis kesenjangan kemampuan adalah alat yang penting untuk memastikan organisasi memiliki SDM yang tepat untuk mencapai tujuannya. Hal ini membantu organisasi untuk mengidentifikasi kebutuhan SDM, mengembangkan program pelatihan dan pengembangan, membuat keputusan tentang rekrutmen dan seleksi, dan mengembangkan strategi manajemen talenta.

2.    Cara Menemukan Kesenjangan antara Kebutuhan SDM di Masa Mendatang dan Kemampuan SDM yang Ada Sekarang

Berikut beberapa cara untuk menemukan kesenjangan tersebut:

1. Analisis Jabatan:

• Langkah-langkah:
  • Identifikasi tugas, tanggung jawab, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap jabatan.
  • Prediksikan bagaimana kebutuhan ini akan berubah di masa depan.
  • Bandingkan kebutuhan masa depan dengan kemampuan SDM yang ada.

2. Perkiraan Permintaan SDM:

• Langkah-langkah:
  • Gunakan data historis dan tren industri untuk memprediksi permintaan SDM di masa depan.
  • Pertimbangkan faktor-faktor seperti pertumbuhan bisnis, perubahan teknologi, dan peraturan pemerintah.
  • Bandingkan perkiraan permintaan dengan kemampuan SDM yang ada.

3. Penilaian Kinerja:

• Langkah-langkah:
  • Evaluasi kinerja karyawan dan identifikasi area yang perlu ditingkatkan.
  • Pertimbangkan apakah karyawan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan masa depan.

4. Benchmarking:

• Langkah-langkah:
  • Bandingkan kemampuan SDM organisasi dengan organisasi lain di industri yang sama.
  • Identifikasi area di mana organisasi tertinggal atau unggul.
  • Gunakan informasi ini untuk mengembangkan strategi untuk menutup kesenjangan.

5. Survei Keterampilan:

• Langkah-langkah:
  • Lakukan survei untuk mengumpulkan informasi tentang keterampilan dan pengetahuan karyawan.
  • Identifikasi kesenjangan antara keterampilan yang ada dan keterampilan yang dibutuhkan.
  • Gunakan informasi ini untuk mengembangkan program pelatihan dan pengembangan.

Buku dan Tahun:

• Dessler, G. (2016). Human resource management (14th ed.). Boston, MA: Pearson.
• Mondy, R. W., & Noe, R. M. (2015). Human resource management (13th ed.). Upper Saddle River, NJ: Pearson.

Kesimpulan:

Ada berbagai cara untuk menemukan kesenjangan antara kebutuhan SDM di masa mendatang dan kemampuan SDM yang ada sekarang. Cara yang tepat untuk organisasi Anda tergantung pada faktor-faktor seperti industri, ukuran, dan strategi.

3.    Strategi untuk Menutup Kesenjangan Kemampuan

Ada beberapa strategi yang dapat digunakan untuk menutup kesenjangan kemampuan, antara lain:

1. Pelatihan dan Pengembangan:

• Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan melalui pelatihan dan program pengembangan.
• Jenis pelatihan:
  • Pelatihan teknis: Meningkatkan keterampilan karyawan dalam bidang tertentu.
  • Pelatihan soft skills: Meningkatkan keterampilan interpersonal dan komunikasi karyawan.
  • Pelatihan kepemimpinan: Mengembangkan keterampilan kepemimpinan dan manajemen karyawan.
• Metode pelatihan:
  • Pelatihan di kelas: Pelatihan tradisional yang dilakukan di ruang kelas.
  • Pelatihan online: Pelatihan yang dilakukan melalui internet.
  • Pelatihan on-the-job: Pelatihan yang dilakukan di tempat kerja.

2. Penerimaan Pegawai:

• Merekrut dan menyeleksi karyawan baru dengan keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan.
• Metode rekrutmen:
  • Iklan baris
  • Situs web perusahaan
  • Agen pencari kerja
  • Jaringan profesional
• Metode seleksi:
  • Tes tertulis
  • Wawancara
  • Tes bakat
  • Assessment center

3. Manajemen Talenta:

• Mengidentifikasi, mengembangkan, dan mempertahankan karyawan berbakat.
• Proses manajemen talenta:
  • Identifikasi: Menemukan karyawan berbakat.
  • Pengembangan: Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan berbakat.
  • Retensi: Mempertahankan karyawan berbakat.
• Program manajemen talenta:
  • Program mentoring
  • Program rotasi jabatan
  • Program pengembangan kepemimpinan

Terdapat berbagai pendapat dari berbagai ahli mengenai strategi untuk menutup kesenjangan kemampuan. Berikut adalah beberapa strategi yang dicatat oleh beberapa ahli:

1. Pendidikan dan Pelatihan Berkelanjutan:
   • James Heckman: Seorang ekonom yang menekankan pentingnya investasi dalam pendidikan dan pelatihan sepanjang hidup untuk mengurangi kesenjangan kemampuan.
2. Kemitraan antara Pendidikan dan Industri:
   • Gary Becker: Seorang ekonom yang memperjuangkan kemitraan antara lembaga pendidikan dan industri sebagai cara untuk memastikan relevansi kurikulum dengan kebutuhan pasar tenaga kerja.
3. Pelatihan Dalam Layanan:
   • Richard Murnane dan Frank Levy: Dalam bukunya yang berjudul "The New Division of Labor", mereka menyoroti pentingnya pelatihan dalam layanan sebagai cara untuk meningkatkan keterampilan individu yang tidak hanya teknis tetapi juga keterampilan yang diperlukan dalam ekonomi global saat ini.
4. Fokus pada Keterampilan Lunak:
   • Daniel Goleman: Seorang psikolog yang dikenal karena konsep kecerdasan emosional, Goleman menekankan pentingnya pengembangan keterampilan lunak seperti kecerdasan emosional dan sosial dalam menutup kesenjangan kemampuan.
5. Investasi dalam Teknologi dan Inovasi:
   • Marc Tucker: Seorang pakar pendidikan yang mempromosikan penggunaan teknologi dan inovasi dalam pendidikan sebagai cara untuk mempersiapkan individu dengan keterampilan yang dibutuhkan dalam era digital.
6. Inklusi dan Aksesibilitas:
   • Linda Darling-Hammond: Seorang pendidik yang menyoroti pentingnya keadilan pendidikan dan akses yang setara terhadap peluang pendidikan bagi semua individu.
7. Evaluasi Berkelanjutan:
   • James J. Kemple: Seorang ahli kebijakan pendidikan yang menekankan pentingnya evaluasi berkelanjutan terhadap program-program pendidikan dan pelatihan untuk memastikan keberhasilan mereka dalam menutup kesenjangan kemampuan.

Sumber Referensi:

• Dessler, G. (2016). Human resource management (14th ed.). Boston, MA: Pearson.
• Mondy, R. W., & Noe, R. M. (2015). Human resource management (13th ed.). Upper Saddle River, NJ: Pearson.

Buku Tahun:

• Dessler, G. (2023). Human resource management (15th ed.). Boston, MA: Pearson.
• Mondy, R. W., & Noe, R. M. (2022). Human resource management (14th ed.). Upper Saddle River, NJ: Pearson.

https://www.gramedia.com/best-seller/gap-analysis/

Kesimpulan

Analisis kesenjangan kemampuan merupakan langkah penting dalam memastikan organisasi memiliki SDM yang tepat untuk mencapai tujuannya. Berikut rangkumannya:

Definisi:

Analisis kesenjangan kemampuan adalah proses untuk mengidentifikasi perbedaan antara kemampuan SDM yang ada dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Analisis kesenjangan kemampuan adalah alat penting yang membantu organisasi mencapai tujuan. Hal ini membantu organisasi untuk mengidentifikasi perbedaan kemampuan, mengembangkan program pelatihan yang efektif, meningkatkan kinerja SDM, dan membuat keputusan rekrutmen yang lebih baik.