Analisis Kesenjangan dan Rencana Tindak Kelas Sulbar Kelompok 4
KELOMPOK 4 :
BERTHA BILIK
SRIE RAHAYU RAMLI
AFRIZAL
HILLERY OLIVIA
Analisis Kesenjangan dan Rencana Tindak
Jelaskan konsep analisis kesenjangan kemampuan dan peranannya dalam perencanaan SDM.
Apa itu analisis kesenjangan?
Analisis kesenjangan adalah
metode penilaian kinerja suatu unit bisnis untuk menentukan apakah persyaratan atau tujuan bisnis terpenuhi dan, jika tidak, langkah apa yang harus diambil untuk mencapainya. Analisis kesenjangan juga dapat disebut sebagai analisis kebutuhan, penilaian kebutuhan, atau analisis kesenjangan kebutuhan.“Kesenjangan” dalam proses analisis kesenjangan mengacu pada ruang antara “di mana kita berada” sebagai bagian dari bisnis (keadaan saat ini) dan “di mana kita ingin berada” (keadaan target atau keadaan yang diinginkan).
Analisis gap kompetensi adalah proses dimana perusahaan menetapkan tujuan masa depannya, kompetensi karyawan yang dibutuhkan, kompetensi yang dimiliki karyawan saat ini, dan cara terbaik untuk meminimalkan gap. Proses analisis ini penting untuk menjaga keterampilan karyawan Anda selalu upgrade dan relevan dengan kebutuhan perusahaan.
Gap analysis merupakan suatu metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi apakah suatu sistem yang berlangsung di suatu perusahaan atau bisnis pada saat ini sudah memenuhi target atau belum. Proses analisa kesenjangan ini biasanya dilakukan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh di masa depan, untuk dapat melakukan erubahan atas kondisi saat ini yang dinilai kurang menguntungkan, menjadi kondisi target yang menguntungkan di masa depan. Analisis kesenjangan menjadi suatu alat evaluasi yang berpusat pada kesenjangan kinerja sumber daya yang dimiliki perusahaan atau bisnis.
Dalam jangka waktu yang singkat, Gap Analysis merupakan cara yang diaplikasikan manajer bisnis atau proyek untuk membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang diharapkan. Penggunaan analisis kesenjangan akan memberikan banyak manfaat dari ditemukannya masalah atau kesenjangan pada bisnisnya, yakni mengenai apakah bisnis telah menggunakan sumber daya dengan baik dan telah memenuhi harapan. Dengan menggunakan analisis kesenjangan, itu berarti anda akan memahami bagaimana bisnis atau perusahaan anda melaksanakan seluruh kegiatan dan rencana yang harus dilakukan di masa mendatang. Sebab, analisis ini akan memberikan hasil yang menunjukkan bagaimana perkembangan bisnis anda. Maka itu, gap analysis sangat penting untuk dilakukan secara berkala, terutama jika bisnis atau proyek tersebut besar.
Kesenjangan atau celah yang ada di antara situasi aktual dan situasi potensial ini akan mendorong anda untuk menemukan sebuah solusi yang dapat mengisi celah tersebut. Solusi seperti inisiatif atau tindakan yang dapat meningkatkan efisiensi atau pemahaman yang lebih baik mengenai cara perusahaan untuk meningkatkan dan memperbaiki bisnis yang dilakukannya. Analisis ini kemudian juga akan membantu mengoptimalkan sumber daya manusia, biaya, dan waktu yang digunakan.
Gap Analysis terbentuk dari 3 komponen, yakni :
- Rincian karakteristik situasi yang terjadi saat ini (seperti atribut, kompetensi, tingkat kinerja) dari situasi sekarang (apa yang saat ini);
- Rincian sejumlah hal yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan di masa mendatang (apa yang harus);
- Rincian sejumlah hal penyebab kesenjangan.
Contoh Gap Analysis
Dunia bisnis terbagi menjadi beberapa bidang yang berbeda, mulai dari pelayanan pelanggan atau penyedia jasa, penjualan produk, dan lain sebagainya. Namun, dalam tiap bidang bisnis tersebut, dapat dilakukan analisa kesenjangan. Di bawah ini merupakan beberapa contoh bagaimana bisnis dapat melakukan gap analysis.
- Gap analysis dapat membantu bisnis untuk menemukan hal yang perlu diperbaiki atau diubah, ketika produktivitas bisnis tidak sesuai dengan harapan.
- Analisa kesenjangan dapat menemukan jawaban atas pertanyaan mengapa sebuah bisnis atau perusahaan kekurangan sumber daya atau pasokan.
- Analisis kesenjangan bisa dilakukan perusahaan ketika perusahaan meluncurkan produk. Hal ini ditujukan untuk menentukan apakah penjualan terlaksana seperti yang diharapkan atau tidak.
- Analisis kesenjangan ini juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi mengenai suatu produk yang akan memenuhi sebuah target yang direncanakan.
- Gap analysis juga mampu memberikan jawaban dan pemahaman atas penyebab sejumlah produk tidak laku.
- Perusahaan dapat melakukan gap analysis untuk membandingkan perkiraan yang dapat membantu menemukan segmentasi target pasar yang lebih baik.
- Gap analysis juga dapat digunakan perusahaan untuk mengecek portofolio produk dan menemukan peluang penjualan baru. Dalam jangka waktu yang singkat, perusahaan juga dapat menemukan inovasi produk baru untuk dijual di pasar.
Peranan Gap Analysis Dalam Perencanaan SDM
Manfaat Gap Analysis
Dalam dunia bisnis, proses analisa kesenjangan ini biasanya dilakukan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh di masa depan, untuk dapat melakukan perubahan atas kondisi saat ini yang dinilai kurang menguntungkan, menjadi kondisi target yang menguntungkan di masa depan. Analisis kesenjangan menjadi suatu alat evaluasi yang berpusat pada kesenjangan kinerja sumber daya yang dimiliki perusahaan atau bisnis.
Manfaat analisis competency gap adalah dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja karyawan, merencanakan training, dan menyelaraskan strategi bakat dengan tujuan bisnis. Dengan memahami standar kompetensi karyawan yang saat ini mereka miliki, dapat membantu Anda mengembangkan standar kompetensi baru yang diinginkan perusahaan untuk mencapai goals.
Dengan gap analysis, perusahaan atau bisnis juga dapat memperkirakan jumlah sumber daya, waktu, dan biaya yang diperlukan perusahaan, untuk mencapai keadaan stabil di masa mendatang, sesuai dengan yang diharapkan. Dapat diketahui bahwa gap analysis memiliki berbagai manfaat bagi sebuah bisnis. Lebih jelasnya akan diuraikan di bawah ini.
1. Mengetahui Kekurangan Bisnis yang Perlu Diperbaiki
Analisis kesenjangan dapat membantu perusahaan atau bisnis untuk menemukan kekurangan atau kelemahan dalam bisnis yang perlu diperbaiki. Perusahaan kemudian akan lebih mudah untuk mengidentifikasi dan mengukur kegiatan bisnis yang akan dilakukan dalam jangka panjang, dan kemudian dapat membantu dalam melakukan perbaikan.
Sebagai contoh, ketika laba yang didapat tidak mencapai persentase target yang telah ditetapkan, analisis kesenjangan perlu dilakukan untuk mencari tahu penyebab kegagalan meraih target tersebut. Setelah dianalisis, penyebabnya adalah karena kompetisi tak terduga dan alokasi sumber daya yang buruk. Dengan kata lain, gap analysis dapat memberikan pemahaman mengenai kasus laba bisnis yang tidak optimal.
2. Meningkatkan Efisiensi Bisnis
Dengan melakukan gap analysis, seseorang dapat meningkatkan efisiensi bisnis yang sedang dijalaninya. Sebab, gap analysis dapat menunjukkan segala hal yang bersifat merugikan yang sedang terjadi pada saat ini. Setelah masalah tersebut berhasil terkuak, maka bisnis kemudian akan lebih fokus kepada sumber daya dan peluang yang perlu diperbaiki.
Gap analysis ini juga bisa dimanfaatkan sebagai alat pembanding kinerja sumber daya bisnis dengan potensi yang ada. Bisnis juga dapat mengetahui rincian yang menunjukkan produk atau sumber daya manusia yang tidak produktif dengan melakukan analisis kesenjangan ini.
3. Meningkatkan Proses
Analisis kesenjangan akan membantu anda untuk memiliki gambaran umum mengenai keseluruhan bisnis atau setidaknya fungsi tertentu yang ada dalam bisnis. Hal ini kemudian akan membantu anda untuk dapat mengetahui apakah bisnis anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menjalankan segala kegiatan sesuai rencana yang telah ditentukan.
Dengan melaksanakan proses analisis kesenjangan, berarti bisnis akan memiliki lebih banyak data mengenai cara meningkatkan proses bisnis. Contohnya, ketika analisis kesenjangan digunakan dalam manufaktur, hasil analisis kesenjangan dapat membantu proses pengelolaan sumber daya. Sumber daya yang dimaksud, yakni sumber daya manusia, materi, atau waktu.
Jelaskan cara menemukan kesenjangan antara kebutuhan SDM dimasa mendatang dan kemampuan SDM yang ada sekarang
Setelah memahami mengenai apa itu gap analysis, apa saja komponennya, contohnya, dan manfaatnya, selanjutnya akan dibahas cara atau langkah-langkah untuk melakukan gap analysis pada bisnis atau perusahaan anda. Simak penjelasannya di bawah ini.
1. Identifikasi Situasi Saat Ini
Jika anda mengetahui dan memahami situasi atau posisi bisnis anda pada saat ini, maka anda akan mudah untuk menyusun dan mewujudkan harapan yang lebih realistis. Sebab, dengan mengetahui situasi saat ini, anda akan mengetahui dari mana dan bagaimana anda akan memulai untuk mengadakan perbaikan atau menciptakan perubahan. Anda juga dapat melihat segala perkembangan yang telah dicapai bisnis anda, sehingga tujuan bisnis pun kemudian akan mudah untuk dicapai.
Untuk mengidentifikasi situasi yang terjadi saat ini, hal pertama yang harus anda lakukan adalah mencari tahu area atau sektor mana yang akan diterapkan gap analysis. Anda juga harus menemukan di mana anda beserta bisnis anda, sebelum akhirnya membuat rencana program untuk mencapai target di masa depan.
Contohnya, anda adalah seorang pengusaha yang menjual tas, dan tujuan keseluruhan bisnis anda adalah untuk menjadi menjadi brand tas yang populer di media sosial. Namun, anda menerima laporan dari tim penjualan bahwa penjualan tas bisnis anda menurun selama 3 bulan terakhir, dan kompetitor bisnis anda memiliki jumlah pengikut lebih banyak di akun media sosialnya.
Oleh sebab itu, anda dapat mempertimbangkan masalah yang terjadi, apakah terdapat masalah pada produk tas yang anda jual, atau apakah perlu mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk pemasaran produk dan tim penjualan, sehingga dapat meningkatkan jumlah pengikut dan penjualan. Jawaban atas kedua kemungkinan ini bisa anda dapatkan dengan berdiskusi dengan seluruh departemen yang membentuk bisnis anda.
Anda juga bisa mengevaluasi indikator kinerja utama (KPI) secara kritis untuk mengidentifikasi dengan tepat di mana posisi bisnis anda dalam pangsa pasar. Untuk memulai proses identifikasi ini, anda dapat mengumpulkan beberapa informasi dari penggunaan alat analisis kesenjangan, seperti:
a. SWOT Analysis
SWOT analysis terdiri atas analisis Strength, Weakness, Opportunity dan Threat. SWOT analysis merupakan metode analisis kesenjangan yang secara khusus dikembangkan untuk menemukan faktor internal dan eksternal yang memberikan dampak pada efektivitas dan kesuksesan bisnis. Dengan memetakan keempat faktor ini, anda dapat menemukan solusi terbaik yang memanfaatkan kekuatan bisnis anda dan mengalokasikan sumber daya secara tepat, sambil meminimalisir potensi ancaman yang mungkin dihadapi.
b. Metode Nadler-Tushman
Metode Nadler-Tushman merupakan sebuah model kesesuaian organisasi yang mempelajari tentang proses yang berbeda dalam sebuah bisnis bekerja bersamaan dan secara keseluruhan efek kesenjangan yang ada pada efisiensi operasionalnya. Model ini akan mengecek kesenjangan yang ada pada bisnis dengan melakukan evaluasi sistem operasional bisnis, juga membagi proses bisnis menjadi tiga kategori, yakni masukan (input), transformasi, dan keluaran (output).
Unsur yang dianggap sebagai input mencakup sumber daya yang digunakan, budaya perusahaan, dan lingkungan operasional. Sementara transformasi terkait dengan karyawan, sistem, dan kegiatan yang ada dan berlangsung pada saat ini, yang mengusahakan untuk mengubah input menjadi output. Dan output merupakan hasil dari proses yang dijalankan oleh bisnis. Ketiga kategori tersebut harus sejalan, agar menghasilkan dan membuat produktivitas s dari sumber daya bisnis menjadi stabil.
c. Diagram Fishbone
Diagram Fishbone dapat menemukan sejumlah akar yang menyebabkan masalah pada bisnis anda, dan diagram ini memungkinkan anda untuk menilai situasi saat ini. Pengukuran, metode, material, sumber daya manusia, mesin, dan lingkungan merupakan sejumlah konsep umum yang dipakai untuk mengukur situasi bisnis anda.
d. Kerangka Kerja 7S McKinsey
Kerangka kerja 7S menurut McKinsey ini didasarkan pada tujuh kelompok yang berpusat pada sumber daya manusia, untuk mengecek karakteristik bisnis, termasuk strategi, sistem, struktur, staf, gaya, nilai bersama, dan keterampilan. Ketika anda menggunakan kerangka kerja ini, anda harus menguraikan status saat ini, dan status masa mendatang untuk setiap kelompok, agar dapat menentukan di mana kesenjangan itu berada. Setelah itu, anda kemudian dapat membuat solusi untuk mengatasi kesenjangan tersebut.
e. PEST Analysis
PEST analysis serupa dengan analisis SWOT, karena analisis ini memuat struktur yang anda perlukan untuk mengecek peluang dan ancaman bisnis anda. Namun, perbedaannya, analisis PEST memungkinkan anda untuk meminimalkan ancaman yang umum ada di pasar bisnis dan menyoroti peluang perubahan. Anda dapat melakukan analisis PEST setelah melakukan analisis SWOT, untuk melihat apakah bisnis anda memiliki peluang dan ancaman lebih, serta untuk mengidentifikasi apa tindakan yang tepat jika berangkat dari informasi yang dihasilkan dengan analisis ini.
2. Identifikasi Situasi Masa Depan
Target untuk bisnis di masa depan mungkin merupakan salah satu hal yang paling baik, yang dapat anda tetapkan dalam bisnis anda dari sekarang. Namun, untuk dapat mencapainya, anda perlu melakukan berbagai upaya. Menentukan target berarti anda telah mengetahui ke mana arah yang akan bisnis anda tuju.
Saat anda melakukan analisis kesenjangan untuk menyusun rencana strategis masa depan bisnis anda, anda harus pastikan untuk memeriksa segala detail. Tempat yang tepat untuk melihat situasi masa depan adalah target yang anda tetapkan pada rencana strategis bisnis. Target yang ditetapkan bisa dalam jangka waktu pendek maupun jangka waktu panjang.
Setelah anda memahami dengan penuh fungsi organisasi anda, kemudian anda harus menentukan keadaan ideal bagi organisasi anda. Langkah yang satu ini bukan di mana anda menjelaskan bagaimana cara anda untuk sampai ke sana, melainkan ini saatnya bagi anda untuk menggunakan pola pikir yang idealis, untuk mencari tahu apa yang menjadi target anda sebenarnya.
Pastikan juga untuk melibatkan karyawan dan meminta umpan balik dari mereka, mengenai hal apa yang mereka inginkan untuk terjadi pada bisnis ini dan bagaimana mereka ingin terlibat dalam organisasi ini. Situasi masa depan yang ideal bisa dicapai dengan mengendalikan proses pembuatan prospek memberikan tim dalam bisnis anda lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaannya selama jam kerja.
3. Identifikasi Kesenjangan
Setelah anda mengetahui dari mana anda akan mulai dan ke mana tujuan akhir anda, jarak di antara kedua titik tersebut disebut sebagai eksekusi atau anda bisa juga menyebutnya sebagai celah atau kesenjangan. Anda kemudian dapat menggali secara lebih dalam dan menentukan detail mengapa kesenjangan itu ada.
Ajukan pertanyaan kepada diri sendiri yang terkait dengan bisnis anda. Coba untuk menjawab pertanyaan tersebut dengan jujur dan tepat. Satukan dua langkah pertama yang telah anda tempuh dan lihat hal apa yang anda perlu lakukan untuk mencapai tujuan akhir bisnis anda. Langkah ini merupakan saat di mana anda dan seluruh tim menentukan solusi atas masalah kesenjangan kinerja yang ada pada bisnis anda.
4. Identifikasi Solusi
Setelah anda selesai menyimpulkan masalah atau kesenjangan yang terjadi pada bisnis anda, hal yang bisa anda lakukan dari kesimpulan tersebut adalah mencari solusi atas kesenjangan yang terjadi. Solusi tersebut sebaiknya dirumuskan menjadi sebuah rencana final yang jelas dan terstruktur, dengan tenggat waktu tertentu.
Solusi yang disusun juga sebaiknya bersifat realistis dengan mempertimbangkan seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan, juga melibatkan seluruh pihak yang akan menjalankan solusi tersebut dalam proses penyusunannya. Jika seluruh sumber daya perusahaan sudah mengetahui akan program atau solusi tersebut, maka anda dapat langsung mengerjakannya.
Aplikasi analisis kesenjangan
Dalam teknologi informasi , laporan analisis kesenjangan sering digunakan oleh manajer proyek dan tim peningkatan proses sebagai titik awal rencana tindakan untuk menghasilkan perbaikan operasional. Analisis kesenjangan juga membantu dalam menentukan tolok ukur kinerja bisnis aktual sehingga dapat diukur berdasarkan tingkat kinerja optimal.
Kesenjangan kinerja dapat diukur di berbagai bidang bisnis, termasuk kepuasan pelanggan, perolehan pendapatan, produktivitas, dan biaya rantai pasokan .
Usaha kecil, khususnya, bisa mendapatkan manfaat dari melakukan analisis kesenjangan ketika mereka sedang dalam proses mencari cara untuk mengalokasikan sumber daya.
Dalam pengembangan perangkat lunak , alat analisis kesenjangan dapat mendokumentasikan layanan atau Fungsi mana yang secara tidak sengaja terabaikan; yang sengaja dihilangkan; dan mana yang masih perlu dikembangkan.
Dalam inisiatif kepatuhan , analisis kesenjangan dapat membandingkan apa yang diwajibkan oleh peraturan tertentu dengan apa yang sedang dilakukan untuk mematuhi peraturan tersebut.
Dalam bidang sumber daya manusia (SDM), analisis kesenjangan dapat dilakukan untuk memeriksa keterampilan apa saja yang ada dalam angkatan kerja dan keterampilan tambahan apa yang diperlukan untuk meningkatkan daya saing atau efisiensi organisasi.
Bagaimana melakukan analisis kesenjangan
Langkah pertama dalam melakukan analisis kesenjangan adalah menetapkan sasaran sasaran tertentu dengan melihat pernyataan misi perusahaan, sasaran bisnis strategis, dan sasaran perbaikan.
Langkah selanjutnya adalah menganalisis proses yang ada dengan mengumpulkan data relevan mengenai tingkat kinerja dan bagaimana sumber daya saat ini dialokasikan untuk proses tersebut. Data ini dapat dikumpulkan dari berbagai sumber tergantung pada apa yang dianalisis. Misalnya, hal ini mungkin melibatkan melihat dokumentasi , mengukur indikator kinerja utama (KPI) atau metrik keberhasilan lainnya, melakukan wawancara dengan pemangku kepentingan , bertukar pikiran , dan mengamati aktivitas proyek.
Setelah perusahaan membandingkan sasaran sasarannya dengan keadaannya saat ini, perusahaan kemudian dapat menyusun rencana yang komprehensif. Rencana tersebut menguraikan proses langkah demi langkah untuk mengisi kesenjangan antara keadaan saat ini dan masa depan, dan untuk mencapai sasaran sasarannya. Hal ini sering disebut sebagai perencanaan strategis.
Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menganalisis untuk menemukan kesenjangan kompetensi yang terjadi di perusahaan.
- Menentukan Kompetensi yang akan Dinilai : Langkah pertama dalam menganalisis gap kompetensi adalah dengan menentukan kompetensi mana saja yang relevan dengan organisasi. Kompetensi berwujud perilaku, tindakan, dan hasil yang dapat diamati, serta kemampuan untuk melakukan pekerjaan secara efektif. Setelah menentukan kompetensi apa saja yang dianalisis, buat tingkatan setiap kompetensi, seperti dasar (basic), menengah (intermediate), atau lanjutan (advanced).
- Menilai Tingkat Kompetensi Karyawan : menilai tingkat kompetensi karyawan dengan menggunakan berbagai metode dan alat untuk mengumpulkan data. Anda bisa memilih antara metode self-assessment, tinjauan rekan kerja (peer reviews), manager feedback, performance appraisal, test, atau survey). Anda dapat menggunakan berbagai sumber data dan metode untuk memastikan validitas dan reliabilitas data. Pastikan untuk menyampaikan tujuan dan manfaat assessment kepada karyawan serta kedepankan prinsip kerahasiaan dan transparansi.
- Mengidentifikasi Gap dan Memprioritaskan Kebutuhan : Langkah ketiga untuk menganalisis kesenjangan kompetensi adalah dengan mengidentifikasi dan memprioritaskan kebutuhan. Gunakan tools seperti bagan analisis kesenjangan, matriks kompetensi, atau laporan untuk membandingkan tingkat kompetensi saat ini dan yang diinginkan. Pertimbangkan dampak dan urgensi kesenjangan tersebut terhadap tujuan bisnis, indikator kinerja, dan kepuasan pelanggan. Kemudian urutkan kesenjangan tersebut dan prioritaskan kebutuhan untuk mengatasi gap kompetensi yang ada.
- Mengembangkan dan Menerapkan Action Plan : Kembangkan dan terapkan action plan untuk mengatasi gap dan kebutuhan perusahaan. Anda bisa menggunakan tools seperti SMART goals, learning objectives, atau action plans untuk menentukan langkah spesifik, terukur, relevan, dan terikat waktu untuk mengatasi gap. Pertimbangkan juga sumber daya, anggaran, dan support yang tersedia untuk mengeksekusi action plan. Libatkan karyawan dan manajer dari proses perencanaan, implementasi, monitoring, hingga evaluasi.
- Tinjau dan Perbarui Kompetensi : Langkah terakhir untuk menganalisis kesenjangan kompetensi adalah meninjau dan memperbarui kompetensi agar selaras dengan kebutuhan dan ekspektasi perusahaan. Pastikan Anda menggunakan metode dan alat penilaian yang menghasilkan data yang valid dan andal. Mintalah feedback dari karyawan tentang keefektifan proses analisis competency gap.
Apa yang ada dalam template analisis kesenjangan?
Meskipun metodologi analisis kesenjangan dapat bersifat konkrit atau konseptual, template analisis kesenjangan sering kali memiliki komponen dasar yang sama.
Keadaan saat ini
Templat analisis kesenjangan dimulai dengan kolom yang mungkin diberi label "Keadaan Saat Ini". Ini mencantumkan proses, alur kerja , dan karakteristik yang ingin ditingkatkan oleh organisasi, menggunakan istilah faktual dan spesifik.
Area fokusnya bisa luas, menyasar keseluruhan bisnis; atau fokusnya mungkin sempit, berkonsentrasi pada proses bisnis tertentu. Pilihannya tergantung pada tujuan sasaran perusahaan.
Analisis terhadap area fokus ini dapat bersifat kuantitatif, seperti melihat jumlah panggilan pelanggan yang dijawab dalam jangka waktu tertentu; atau kualitatif, seperti memeriksa keadaan keragaman di tempat kerja.
Keadaan masa depan
Laporan analisis kesenjangan juga harus menyertakan kolom berlabel "Keadaan Masa Depan", yang menguraikan kondisi target yang ingin dicapai perusahaan.
Seperti keadaan saat ini, bagian ini dapat disusun dalam istilah yang konkret dan dapat diukur, seperti bertujuan untuk meningkatkan jumlah panggilan pelanggan sebesar persentase tertentu dalam jangka waktu tertentu. Atau bisa juga diungkapkan secara umum, seperti mengupayakan budaya kantor yang lebih inklusif.
Deskripsi kesenjangan
Kolom ini pertama-tama harus mengidentifikasi apakah sebenarnya ada kesenjangan antara keadaan perusahaan saat ini dan masa depan. Jika ya, deskripsi kesenjangan harus menguraikan apa saja yang menyebabkan kesenjangan tersebut dan akar penyebab yang menyebabkan kesenjangan tersebut.
Kolom ini mencantumkan alasan-alasan tersebut secara obyektif, jelas dan spesifik. Seperti halnya deskripsi negara, komponen-komponen ini dapat diukur atau bersifat kualitatif . Mereka mungkin menyebutkan faktor-faktor seperti kurangnya program keberagaman atau perbedaan antara jumlah panggilan telepon yang dilakukan saat ini dan jumlah target panggilan telepon yang dilakukan.
Langkah dan proposal selanjutnya
Kolom terakhir dari laporan analisis kesenjangan ini harus mencantumkan semua kemungkinan solusi yang dapat diterapkan untuk mengisi kesenjangan antara keadaan saat ini dan masa depan.
Sasaran-sasaran ini harus spesifik, mencerminkan secara langsung faktor-faktor yang tercantum dalam deskripsi kesenjangan, dan dinyatakan dalam istilah yang aktif dan menarik. Hal ini harus mencakup tujuan yang jelas dan kerangka waktu untuk mencapainya.
Beberapa contoh langkah selanjutnya termasuk mempekerjakan sejumlah karyawan tambahan untuk menangani panggilan pelanggan , melembagakan pelaporan volume panggilan, dan meluncurkan program dan sumber daya keberagaman kantor tertentu .
Alat analisis kesenjangan dan contohnya
Ada berbagai alat dan metodologi analisis kesenjangan di pasar, dan alat tertentu yang digunakan perusahaan bergantung pada sasaran sasarannya. Berikut ini adalah beberapa metode analisis kesenjangan yang umum:
Kerangka McKinsey 7-S
Alat analisis kesenjangan ini, yang diperkenalkan oleh perusahaan konsultan McKinsey & Co., digunakan untuk menentukan aspek spesifik perusahaan yang memenuhi harapan. Seorang analis yang menggunakan model 7-S mengkaji karakteristik bisnis melalui lensa tujuh pengelompokan yang berpusat pada orang:
- strategi
- struktur
- sistem
- staf
- gaya
- keterampilan
- nilai yang dibagi
Analis mengisi keadaan saat ini dan masa depan untuk setiap kategori, yang kemudian akan menyoroti kesenjangan yang ada. Perusahaan kemudian dapat menerapkan solusi yang ditargetkan untuk menjembatani kesenjangan tersebut.
Memberikan Pelatihan dan Pengembangan Keterampilan
Memberikan pelatihan dan pengembangan keterampilan adalah salah satu strategi paling efektif untuk mengatasi skill gap. HRD dapat mengidentifikasi keterampilan yang diperlukan oleh pekerjaan tertentu dan memberikan pelatihan dan pengembangan keterampilan yang sesuai untuk karyawan yang mengisi pekerjaan tersebut. Pelatihan dan pengembangan keterampilan ini dapat dilakukan melalui seminar, pelatihan online, workshop, atau mentoring
Penerimaan Pegawai
Manajemen Talenta
Menjalin Kemitraan dengan Sekolah dan Perguruan Tinggi
HRD dapat menjalin kemitraan dengan sekolah dan perguruan tinggi untuk mengatasi skill gap. Dengan menjalin kemitraan ini, perusahaan dapat memfasilitasi pelatihan dan pengembangan keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Selain itu, perusahaan juga dapat merekrut siswa atau mahasiswa yang telah terlatih dan memiliki keterampilan yang dibutuhkan.
Membangun Program Magang dan Trainee
HRD dapat membangun program magang dan trainee untuk mengatasi skill gap. Program ini akan membantu perusahaan merekrut siswa atau mahasiswa yang ingin belajar lebih banyak tentang industri atau bidang tertentu, dan kemudian melatih mereka untuk menjadi karyawan yang efektif di masa depan.
Menawarkan Kompetisi Internal
HRD dapat menawarkan kompetisi internal untuk mengatasi skill gap. Kompetisi ini akan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk meningkatkan keterampilan mereka dan membuktikan diri mereka kepada perusahaan. Kompetisi ini juga dapat memotivasi karyawan untuk belajar dan meningkatkan kinerja mereka.
Membuat Program Karir yang Jelas
HRD dapat membuat program karir yang jelas untuk mengatasi skill gap. Program ini akan membantu karyawan memahami jalur karir yang tersedia di perusahaan dan keterampilan apa yang dibutuhkan untuk mencapai posisi tertentu. Dengan memahami jalur karir dan keterampilan yang dibutuhkan, karyawan dapat fokus pada pengembangan keterampilan yang relevan dan memenuhi kebutuhan bisnis.
KesimpulanSkill gap dapat menjadi masalah serius bagi perusahaan, tetapi HRD dapat mengambil beberapa strategi untuk mengatasinya. Dengan memberikan pelatihan dan pengembangan keterampilan, menjalin kemitraan dengan sekolah dan perguruan tinggi, membangun program magang dan trainee, menawarkan kompetisi internal, dan membuat program karir yang jelas, HRD dapat mengatasi skill gap dan membantu perusahaan mencapai tujuannya.
DAFTAR PUSTAKA
Fauziyah, Rosyda Nur.2022. Gap Analysis: Metode Analisis Kesenjangan yang Wajib Pebisnis Ketahui. https://www.gramedia.com/best-seller/gap-analysis/
Hanna, Katie Terrell. analisis kesenjangan. https://www-techtarget-com.translate.goog/searchcio/definition/gap-analysis?_x_tr_sl=en&_x_tr_tl=id&_x_tr_hl=id&_x_tr_pto=tc
Author: RUN iProbe | 05 Jul 2023, 5 Cara Menganalisis Gap Kompetensi di Tempat Kerja, Bisa Diatasi (broadwayshr.com), diakses tanggal 15 Maret 2024
Karir, 17 April 2023, Mengatasi Skill Gap di Perusahaan: 5 Strategi yang Dapat Dilakukan HRD - My Framer Site (mindtera.com), diakses tanggal 15 Maret 2024