Analisis Kesenjangan dan Rencana Tindak

From ASN Encyclopedia, platform crowdsourcing mengenai ASN
Revision as of 00:37, 13 March 2024 by Hernawati (talk | contribs)
Jump to navigation Jump to search

Analisis Kesenjangan dan Rencana Tindak Kelas Sulawesi Barat Kelompok I

Kelompok I :

HERNAWATI

HINRAWATI

AMIRA A

UMMAL KURA


Perencanaan Sumber Daya Manusia dapat dilihat sebagai sebuah proses berkelanjutan dari perencanaan sistematis ke depan untuk mencapai pemanfaatan maksimal dan optimal dari aset perusahaan atau korporasi atau organisasi yang paling penting yakni para karyawan atau pegawai itu sendiri. Roberto. T. et al (2022:11232) Perencanaan sumber daya manusia secara umum didefinisikan sebagai proses yang mengidentifikasi jumlah pegawai yang dibutuhkan organisasi dalam hal kualitas dan kuantitas yang tinggi, sehingga dipandang sebagai proses berkelanjutan dari perencanaan yang teratur dan terstruktur. Tujuan utama dari perencanaan sumber daya manusia adalah untuk memastikan bahwa pegawai memiliki tingkat interaksi terbaik dengan pekerjaan mereka. Proses perencanaan menegaskan adanya pegawai dalam jumlah yang tepat seperti yang dibutuhkan yaitu tidak ada kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Tiga fungsi dasar perencanaan sumber daya manusia meliputi

a) perkiraan tenaga kerja

b) mengelola permintaan pegawai dan pasokan yang tersedia di pasar

c) menjaga keseimbangan antara penawaran tenaga kerja dan prediksi permintaan




A. Konsep Analisis Kesenjangan Kemampuan dan Peranannya Dalam Perencanaan SDM

John dalam Roberto. T. et al (2022:11237) menjelaskan langkah melakukan analis kesenjangan adalah bagaimana mengenali tujuan dan persyaratan dan bagaimana hal ini dapat membantu memperkirakan kebutuhan perekrutan di masa depan, dalam hal jumlah pegawai, keterampilan, dan pengalaman kerja yang diperlukan. Atas dasar tujuan departemen, prioritas dan pemindaian lingkungan. Langkah berikut dapat membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan SDM dan persyaratan untuk analisis kesenjangan yakni organisasi yang memiliki rencana suksesi untuk posisi kritis dan organisasi yang membawa perubahan dalam sistem penyampaian perlunya memperoleh keterampilan baru.

Sabrina.R (2021:22-25) Langkah Umum dalam Perencanaan SDM

  1. Melakukan Analisis Tujuan Organisasi. Analisis tujuan yang ingin dicapai dan diperoleh oleh organisasi atau perusahaan adalah langkah pertama yang harus diambil dalam proses perencanaan SDM. Tujuan dari perusahaan atau organisasi ini kemudian bisa diuraikan menjadi tujuan yang dapat menjadi lebih terpusat dari sebelumnya pada beberapa jenis tujuan yang ingin dicapai oleh bagian-bagian unit kerja serta jumlah tenaga kerja dibutuhkan disesuaikan dengan tujuan organisasi.
  2. Melakukan inventarisasi SDM. Langkah berikutnya sesudah memahami mengenai pekerjaan yang ada melalui analisis tujuan organisasi adalah bertujuan untuk mengetahui berbagai informasi mengenai SDM yang dapat diakses kini. Semuanya dimulai dari pada kapasitas pekerja, dan keupayaan, pendidikan dan prestasi berpotensi. Untuk menjalankan inventory sumber daya manusia, bukan saja sumber daya manusia dalam organisasi tetapi juga melakukan pertimbangan sumber daya manusia yang lahir dari beberapa tambahan sumber eksternal.
  3. Melakukan perkiraan permintaan dan pasokan SDM Langkah berikutnya setelah inventarisasi SDM adalah dengan memulai untuk memperkirakan karyawan yang diperlukan pada masa mendatang. Bagi sebuah perusahaan dan organisasi, mereka akan melakukan pertimbangan apakah penambahan tenaga kerja dan peningkatan produktivitas dan kemampuan karyawan diperlukan dengan melakukan pelatihan dan membangunkan kemahiran baru dan jika terdapat calon yang berpotensi untuk direkrut sebagai pekerja untuk mengisi berbagai jabatan.
  4. Menentukan perkiraan kesenjangan SDM Kelebihan dan kekurangan terhadap SDM yang diperlukan dapat dilihat melalui perbandingan permintaan dan pasokan SDM. Jika mengalami kekurangan SDM, yang perlu dipikirkan adalah dengan cara melaksanakan perekrutan pekerja awal dan melaksanakan penaikan hasil melalui pemanfaatan para tenaga kerja atau karyawan atau pegawai yang telah tersedia pada saat sekarang ini. Namun, jika sampai terjadi sumber daya manusia yang berlebih, organisasi atau instansi perusahaan hendaknya segera melancarkan kebijakan pemutusan hubungan kerja atau dengan kata lain PHK pada karyawan-karyawannya
  5. Melakukan perumusan rencana tindakan SDM Perumusan rencana tindakan sumber daya manusia berdasar pada hasil perkiraan kesenjangan sumber daya manusia antara kelebihan atau kekurangan dalam perusahaan, hal ini dapat digunakan untuk menentukan apakah rekrutmen baru, pemilihan mutasi, dan /atau pertukaran antara jabatan atau bahkan pemberhentian atau pemberhentian kerja benar-benar diperlukan atau tidak.
  6. Melakukan pemantauan dan manipulasi Setelah merumuskan rencana tindakan SDM, diperlukan untuk memperbarui inventaris atau persediaan sumber daya manusia pada periode tertentu. Hal yang sebaiknya dilakukan adalah memantau dan mengidentifikasi kelemahan-kelemahan agar tindakan selanjutnya yang dikira-kira tepat dan cocok dapat diambil. Yang harus dilakukan adalah membandingkan antara rencana SDM dengan penerapannya secara aktual guna memastikan tindakan yang dilakukan sudah sesuai atau belum dengan ketersediaani jumlah karyawan atau tenaga kerja yang diperlukan pada berbagai bidang pekerjaan di dalam organisasi atau perusahaan bersangkutan.

Alokasi dan pendayagunaan sumber daya yang kurang tepat dapat membuat sebuah celah di antara situasi terkini yang terjadi sekarang, dengan situasi target atau situasi ideal yang dibayangkan. Olehnya itu dapat dilakukan analisis atas celah dengan suatu cara yang disebut sebagai gap analysis atau analisis kesenjangan atau celah. Gap analysis merupakan suatu metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi apakah suatu sistem yang berlangsung di suatu perusahaan atau bisnis pada saat ini sudah memenuhi target atau belum. Proses analisa kesenjangan ini biasanya dilakukan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh di masa depan, untuk dapat melakukan perubahan atas kondisi saat ini yang dinilai kurang menguntungkan, menjadi kondisi target yang menguntungkan di masa depan. Analisis kesenjangan menjadi suatu alat evaluasi yang berpusat pada kesenjangan kinerja sumber daya yang dimiliki perusahaan atau bisnis.Gap analysis dimaknai sebagai sebuah perbandingan antara kinerja aktual yang ada pada saat ini dengan kinerja potensial yang diharapkan. Dengan kata lain, Gap analysis merupakan suatu metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi apakah suatu sistem yang berlangsung di suatu perusahaan atau bisnis pada saat ini sudah memenuhi target atau belum

Melalui gap analysis, perusahaan atau organisasi juga dapat memperkirakan jumlah sumber daya, waktu, dan biaya yang diperlukan perusahaan, untuk mencapai keadaan stabil di masa mendatang, sesuai dengan yang diharapkan. Gramedia Blog (2022) gap analysis memiliki berbagai manfaat, diantaranya:

  1. Mengetahui Kekurangan Bisnis yang Perlu Diperbaiki, analisis kesenjangan dapat membantu perusahaan atau bisnis untuk menemukan kekurangan atau kelemahan dalam bisnis yang perlu diperbaiki. Perusahaan kemudian akan lebih mudah untuk mengidentifikasi dan mengukur kegiatan bisnis yang akan dilakukan dalam jangka panjang, dan kemudian dapat membantu dalam melakukan perbaikan.
  2. Meningkatkan Efisiensi Bisnis, Dengan melakukan gap analysis, seseorang dapat meningkatkan efisiensi bisnis yang sedang dijalaninya. Sebab, gap analysis dapat menunjukkan segala hal yang bersifat merugikan yang sedang terjadi pada saat ini. Setelah masalah tersebut berhasil terkuak, maka bisnis kemudian akan lebih fokus kepada sumber daya dan peluang yang perlu diperbaiki. Gap analysis ini juga bisa dimanfaatkan sebagai alat pembanding kinerja sumber daya bisnis dengan potensi yang ada. Bisnis juga dapat mengetahui rincian yang menunjukkan produk atau sumber daya manusia yang tidak produktif dengan melakukan analisis kesenjangan ini.
  3. Meningkatkan Proses, Analisis kesenjangan akan membantu anda untuk memiliki gambaran umum mengenai keseluruhan bisnis atau setidaknya fungsi tertentu yang ada dalam bisnis. Hal ini kemudian akan membantu anda untuk dapat mengetahui apakah bisnis anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menjalankan segala kegiatan sesuai rencana yang telah ditentukan.

Adapun cara melakukan gap analysis, yaitu:

  1. Identifikasi Situasi Saat Ini, dengan mengetahui dan memahami situasi atau posisi bisnis saat ini, maka akan mudah untuk menyusun dan mewujudkan harapan yang lebih realistis. Sebab, dengan mengetahui situasi saat ini, akan diketahui dari mana dan bagaimana akan memulai untuk mengadakan perbaikan atau menciptakan perubahan. Untuk memulai proses identifikasi ini, anda dapat mengumpulkan beberapa informasi dari penggunaan alat analisis kesenjangan, seperti: a. SWOT Analysis SWOT analysis terdiri atas analisis Strength, Weakness, Opportunity dan Threat. SWOT analysis merupakan metode analisis kesenjangan yang secara khusus dikembangkan untuk menemukan faktor internal dan eksternal yang memberikan dampak pada efektivitas dan kesuksesan bisnis. Dengan memetakan keempat faktor ini, dapat menemukan solusi terbaik yang memanfaatkan kekuatan bisnis dan mengalokasikan sumber daya secara tepat, sambil meminimalisir potensi ancaman yang mungkin dihadapi. b. Metode Nadler-Tushman Metode Nadler-Tushman merupakan sebuah model kesesuaian organisasi yang mempelajari tentang proses yang berbeda dalam sebuah bisnis bekerja bersamaan dan secara keseluruhan efek kesenjangan yang ada pada efisiensi operasionalnya. Model ini akan mengecek kesenjangan yang ada pada bisnis dengan melakukan evaluasi sistem operasional bisnis, juga membagi proses bisnis menjadi tiga kategori, yakni masukan (input), transformasi, dan keluaran (output). Dimana nsur yang dianggap sebagai input mencakup sumber daya yang digunakan, budaya perusahaan, dan lingkungan operasional. Sementara transformasi terkait dengan karyawan, sistem, dan kegiatan yang ada dan berlangsung pada saat ini, yang mengusahakan untuk mengubah input menjadi output. Dan output merupakan hasil dari proses yang dijalankan oleh bisnis. Ketiga kategori tersebut harus sejalan, agar menghasilkan dan membuat produktivitas s dari sumber daya bisnis menjadi stabil. c. Diagram Fishbone Diagram Fishbone dapat menemukan sejumlah akar yang menyebabkan masalah, diagram ini memungkinkan untuk menilai situasi saat ini. Pengukuran, metode, material, sumber daya manusia, mesin, dan lingkungan merupakan sejumlah konsep umum yang dipakai untuk mengukur situasi bisnis. d. Kerangka Kerja 7S McKinsey Kerangka kerja 7S menurut McKinsey ini didasarkan pada tujuh kelompok yang berpusat pada sumber daya manusia, untuk mengecek karakteristik bisnis, termasuk strategi, sistem, struktur, staf, gaya, nilai bersama, dan keterampilan. Ketika menggunakan kerangka kerja ini, harus menguraikan status saat ini, dan status masa mendatang untuk setiap kelompok, agar dapat menentukan di mana kesenjangan itu berada. Setelah itu, dapat membuat solusi untuk mengatasi kesenjangan tersebut. e. PEST Analysis PEST analysis serupa dengan analisis SWOT, karena analisis ini memuat struktur yang anda perlukan untuk mengecek peluang dan ancaman bisnis. Namun, perbedaannya, analisis PEST memungkinkan untuk meminimalkan ancaman yang umum ada di pasar bisnis dan menyoroti peluang perubahan. kita dapat melakukan analisis PEST setelah melakukan analisis SWOT, untuk melihat apakah bisnis anda memiliki peluang dan ancaman lebih, serta untuk mengidentifikasi apa tindakan yang tepat jika berangkat dari informasi yang dihasilkan dengan analisis ini.
  2. Identifikasi Situasi Masa Depan, Target untuk bisnis di masa depan mungkin merupakan salah satu hal yang paling baik, yang dapat ditetapkan dalam bisnis dari sekarang. Namun, untuk dapat mencapainya perlu melakukan berbagai upaya. Saat melakukan analisis kesenjangan untuk menyusun rencana strategis masa depan bisnis harus dipastikan untuk memeriksa segala detail. Tempat yang tepat untuk melihat situasi masa depan adalah target yang ditetapkan pada rencana strategis bisnis. Target yang ditetapkan bisa dalam jangka waktu pendek maupun jangka waktu panjang, kemudian menentukan keadaan ideal bagi organisasi. Pastikan juga untuk melibatkan karyawan dan meminta umpan balik dari mereka, mengenai hal apa yang mereka inginkan dan bagaimana mereka ingin terlibat dalam organisasi ini. Situasi masa depan yang ideal bisa dicapai dengan mengendalikan proses pembuatan prospek memberikan tim dalam bisnis lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaannya selama jam kerja.
  3. Identifikasi Kesenjangan, Setelah mengetahui dari mana akan mulai dan ke mana tujuan akhir, jarak di antara kedua titik tersebut disebut sebagai eksekusi atau abisa juga menyebutnya sebagai celah atau kesenjangan. kemudian dapat menggali secara lebih dalam dan menentukan detail mengapa kesenjangan itu ada
  4. Identifikasi Solusi, setelah selesai menyimpulkan masalah atau kesenjangan yang terjadi, hal yang bisa dilakukan dari kesimpulan tersebut adalah mencari solusi atas kesenjangan yang terjadi. Solusi tersebut sebaiknya dirumuskan menjadi sebuah rencana final yang jelas dan terstruktur, dengan tenggat waktu tertentu. Solusi yang disusun juga sebaiknya bersifat realistis dengan mempertimbangkan seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan, juga melibatkan seluruh pihak yang akan menjalankan solusi tersebut dalam proses penyusunannya. Jika seluruh sumber daya perusahaan sudah mengetahui akan program atau solusi tersebut, maka anda dapat langsung mengerjakannya.


B. Cara Menemukan Kesenjangan Antara Kebutuhuan SDM Dimasa Mendatang dan Kemampuan SDM Yang Ada Sekarang

C. Strategi Untuk Menutup Kesejangan Kemampuan, misalnya pelatihan, penerimaan pegawai, dan manajemen talenta.

Simarmata Nenny Ika Putri. et al (2021:56-57) Kesenjangan kemampuan dapat ditutup melalui:

  1. Rekrutmen dan perekrutan, tindakan ini akan dipengaruhi oleh ketersediaan pasokan tenaga kerja eksternal.
  2. Pelatihan, tindakan ini akan melibatkan persiapan orang-orang di beberapa kategori pekerjaan untuk pindah ke kategori lain di mana permintaan SDM diperkirakan akan meningkat.
  3. Promosi dan transfer, tindakan ini biasanya mengikuti pelatihan dan melibatkan pemindahan orang dari satu kategori ke kategori lainnya.
  4. Desain ulang pekerjaan, alokasi tugas kerja organisasi dapat diubah untuk mengubah kebutuhan akan lebih banyak orang, perancangan ulang pekerjaan biasanya menyiratkan pengayaan, yaitu memuat kategori pekerjaan tingkat rendah dengan tanggung jawab yang terkait dengan kategori yang lebih tinggi. Kemungkinan lain adalah perluasan pekerjaan, di mana lebih banyak jenis pekerjaan yang sama tugas/tugas ditambahkan ke pekerjaan.
  5. Pengurangan omset, mengurangi jumlah orang yang kompeten dan berpengalaman yang meninggalkan organisasi. Strategi ini melibatkan pemeriksaan kualitas masalah kehidupan kerja seperti kepuasan kerja, dan niat karyawan untuk keluar. Ini juga dapat melibatkan identifikasi masalah yang ada atau yang diharapkan yang berasal dari kebijakan organisasi tentang kompensasi/manfaat, hubungan kerja, dan masalah lainnya.
  6. Peningkatan produktivitas. Salah satu cara untuk mengubah permintaan tenaga kerja adalah dengan mengubah rasio antara permintaan dan staf.

Sedangkan menurut Suhariadi dalam Sugiarti Endang (2023:150-152), Strategi pengembangan SDM adalah rencana tindakan yang terstruktur untuk mengembangkan karyawan dalam organisasi . Strategi ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengembangan karyawan, meningkatkan kinerja individu dan organisasi, serta mencapai tujuan jangka panjang

beberapa strategi pengembangan SDM yang umum digunakan, yaitu:

  1. Pelatihan dan Pengembangan. Strategi ini melibatkan penyediaan pelatihan dan pengembangan karyawan dalam berbagai bentuk, seperti pelatihan keterampilan teknis, pelatihan manajerial, pelatihan interpersonal, dan pelatihan berbasis kompetensi. Pelatihan dapat dilakukan melalui seminar, lokakarya, pelatihan online, atau melalui pengalaman langsung di tempat kerja
  2. Pembinaan dan Mentoring. Strategi ini melibatkan penggunaan mentor atau pembimbing yang lebih berpengalaman untuk membantu pengembangan karyawan yang lebih baru atau kurang berpengalaman. Pembinaan dan mentoring memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan panduan, umpan balik, dan nasihat dari seseorang yang memiliki pengetahuan dan pengalaman yang relevan
  3. Rotasi Pekerjaan dan Pemindahan. Strategi ini melibatkan pemindahan karyawan ke berbagai posisi atau departemen dalam organisasi. Dengan memperluas pengalaman kerja mereka, karyawan dapat mengembangkan pemahaman yang lebih komprehensif tentang operasi organisasi secara keseluruhan, memperluas jaringan profesional mereka, dan memperoleh keterampilan yang beragam. Rotasi pekerjaan dan pemindahan dapat membantu mempersiapkan karyawan untuk posisi-posisi yang lebih tinggi dan meningkatkan fleksibilitas dan adaptabilitas mereka
  4. Pengembangan Karir. Strategi ini melibatkan perencanaan dan pengelolaan pengembangan karir karyawan. Ini termasuk mengidentifikasi jalur karir, memberikan umpan balik tentang kekuatan dan kelemahan karyawan, serta menyediakan kesempatan untuk pengembangan keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan karir mereka.
  5. Pembelajaran Organisasi. Strategi ini melibatkan menciptakan budaya pembelajaran di dalam organisasi. Ini dapat meliputi berbagi pengetahuan dan pengalaman, mendorong kolaborasi dan timbal balik, mendukung inisiatif eksperimen dan inovasi, dan membangun sistem pembelajaran yang terstruktur, seperti komunitas praktik atau basis pengetahuan.
  6. Pengakuan dan Penghargaan. Strategi ini melibatkan memberikan pengakuan dan penghargaan kepada karyawan yang mencapai prestasi atau mengembangkan diri dengan baik. Pengakuan dapat berupa pujian, penghargaan, insentif, atau promosi. Ini dapat mendorong motivasi, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan merangsang pengembangan yang berkelanjutan


DAFTAR PUSTAKA

Gramedia Blog. (2022). Gap Analysis: Metode Analisis Kesenjangan yang Wajib Pebisnis Ketahui. (online). https://www.gramedia.com/best-seller/gap-analysis/. diakses tanggal 14 Maret 2024.

Roberto, T. et al (2022). Perencanaan Sumber Daya Manusia. Jurnal Pendidikan Tambusai, 6(2), 11232-11240.

Sabrina.R. (2021). Manajemen Sumber Daya Manusia. Medan. Umsu Press.

Simarmata Nenny Ika Putri. et al (2021). Perencanaan Sumber Daya Manusia. Medan. Yayasan Kita Menulis.

Sugiarti Endang. (2023). Manajemen Sumber Daya Manusia Mengelola Potensi Untuk Keunggulan Kompetitif. Tangerang. PT Dewangnga Energi Internasional.

Retrieved from "https://aesenpedia.aesentop.net/index.php?title=Analisis_Kesenjangan_dan_Rencana_Tindak&oldid=4047"