Menilai SDM yang dimiliki

Menilai SDM yang dimiliki Kelas Sulawesi Barat Kelompok I

Kelompok I :

HERNAWATI

HINRAWATI

AMIRA

UMMAL KURA

Penilaian kinerja SDM adalah salah satu aspek yang menjadi mutlak dalam suatu organisasi. hal tersebut dilakukan untuk memastikan kualitas SDM secara keseluruhan. penilaian tidak hanya dilihat dari kemampuan SDM dalam menyelesaikan pekerjaan, tetapi terdapat standar lain yang menjadi dtitik krusial yang harus terpenuhi dengan baik. kemampuan SDM individu berpengaruh terhadap kinerja dalam organisasi tersebut.

Menurut Sedarmayanti dalam Ainnisya (2018:134), tujuan penilaian Kinerja adalah :

1. Mengetahui keterampilan dan kemampuan karyawan
2. Sebagai dasar perencanaan bidang kepegawaian khususnya penyempurnaan kondisi kerja, peningkatan mutu dan hasil kerja

A. Keuntungan Menilai Kondisi SDM yang Ada

Pengelolaan Sumber Daya Manusia adalah pendekatan strategis terhadap manajemen sumber daya manusia dalam sebuah organisasi, mencakup semua aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan, pengembangan, dan pemberdayaan karyawan dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan berbagai aspek yang terkait dengan sumber daya manusia, seperti perekrutan, pelatihan, pengembangan karir, kompensasi dan manajemen kinerja.

Menurut Werther dan Davis (Utama, 2020:88) manfaat atau kegunaan penilaian kinerja adalah sebagai berikut:

• Memperbaiki prestasi kerja. Prestasi yang baik harus ditinggalkan lagi dan prestasi yang buruk harus segera diperbaiki.
• Untuk dapat melakukan penyesuaian kompensasi. kompensasi tidak boleh status, tetapi harus bersifat dinamis yaitu dinamis dalam pengertian menurut harga pasar dan kontigensi ( dihubungkan dengan prestasi pegawai masing-masing ). Pembayaran akan memotivasi pegawai. Jika pembayaran tersebut sesuai dengan prestasi kerjanya.
• Untuk bahan pertimbangan penempatan (promosi , transfer, dan demosi).
• Untuk menetapkan kebutuhan latihan dan pengembangan. Melalui penilaian prestasi kerja, kita dapat menetapkan materi latihan dan pengembangan.
• Untuk membantu perencanaan dan pengembangan karier. Pegawai yang sekarang bekerja dibidang X sebenarnya ahli dalam bidang Y, maka sebenarnya pegawai tersebut dapat diarahkan untuk pekerjaan di bidang Y.
• Untuk dapat mengetahui kekurangan – kekurangan dalam proses penempatan staf (stafng process defciencies).
• Untuk dapat dijadikan patokan dalam menganalisis informasi analisis jabatan.
• Untuk mendiagnosis kesalahan-kesalahan rancangan jabatan.
• Mencegah adanya diskriminasi.

B. Teknik Penilaian SDM

Terdapat beberapa teknik penilaian SDM

1.Skills Inventories (Inventaris Keterampilan) Skills Inventories adalah daftar kompetensi, profesional skill, pendidikan hingga pengalaman yang dimiliki seseorang. Daftar ini digunakan oleh perusahaan berbentuk database yang dapat mencatat dan melacak kompetensi karyawan secara otomatis. Inventarisai skill membantu pimpinan perusahaan da HR untuk mampu mengetahui potensi kesenjangan keterampilan atau kompetensi yang ada mengingat dunia bisnis berubah dengan cepat dan teknologi terus berkembang. Skills Inventories dapat digunakan untuk membuat keputusan tentang employee development, talent management, dan perencanaan suksesi. Tentunya berbasis identifikasi terhadap kesenjangan kompetensi yang dimiliki setiap karyawa. Dengan data yang akurat, perusahaan dapat mengembangkan program training yang yepat dan lebih mudah mencocokkan karyawan dengan peran pekerjaan yang sesuai dengan skill-nya. Skill inventory atau inventarisasi keterampilan adalah daftar kompetensi, preofessional skill, pendidikan, hingga pengalaman yang dimiliki seseorang. daftar tersebut digunakan untuk membentuk database yang dapat mencatat dan melacak kompetensi SDM secara otomatis. organisasi membutuhkan inventaris skill SDM atau calon pegawai untuk mengukur kemampuan individu dalam memenuhi tujuan organisasi serta dasar pengambilan keputusan (Iprobe, 2023).

menurut Anggakara (2023) tujuan dilakukannya skill inventory adalah sebagai berikut:

• Pelatihan dan pengembangan karyawan. hal tersebut membantu organisasi dalam mendeteksi kesenjangan antara keterampilan yang diperlukan dan dikuasai SDM saat ini sehingga organisasi tepat dalam memberikan program pelatihan yang sesuai untuk kebutuhan pengembangan kompetensi SDM.
• Talent acquisition yaitu mendeteksi keterampilan karyawan akan kemungkinan organisasi dalam merekrut talenta yang tepat untuk mengisi skill gap yang mungkin terjadi dalam organisasi.
• perencanaan strategis karyawan dimaksudkan untuk melakukan perencanaan strategis karyawan. perusahaan bisa memposisikan dirinya secara strategis untuk menghadapi tujuan bisnis dimasa yang akan datang.
• retensi karyawan. organisasi yang menggunakan metode proaktif untuk mengembangkan skills inventory juga dapat memastikan bahwa mereka bisa mempertahankan SDMnya.

Selanjutnya Iprobe (2023) menguraikan beberapa langkah dalam membuat Skills Inventories, diantaranya:

• Tentukan apa tujuannya;

• Setelah menentukan tujuannya, putuskan skill mana yang akan disertakan di dalamnya. Bisa berupa soft skill misalnya kemampuan komunikasi atau keterampilan teknis;
• Mengevaluasi level keahlian karyawan;
• Mencatat temuan, dapat dilakukan dengan membuat daftar nama karyawan dan keterampilan yang dimiliki masing-masing;
• Membuat matriks keterampilan untuk menggambarkan skill karyawan. Setelah dokumen dan matriks keterampilan jadi, maka pastikan dokumen skill inventory dapat diedit untuk diperbarui secara berkala apabila terdapat perubahan. Pastikan inventarisasi skill dapat diakses dengan mudah dan jelas serta diarsipkan dengan baik. Dengan memiliki skill inventory yang lengkap dan tersusun rapi dapat dirasakan oleh semua pihak, mulai dari tim HR hingga karyawan itu sendiri, terutama dalam konteks proses perekrutan. Dengan bantuan skill inventory, dapat lebih muda mencocokkan skill yang dimiliki oleh kandidat dengan kebutuhan perusahaan. Apabila dilakukan dengan bik mka perusahaan akan lebih muda mngidentifikasi gap competency dan membuat keputusan tepat dalam memilih karyawan baru (Iprobe, 2023).

2. Performance evaluations

Performance evaluations atau performance appraisal didefinisikan sebagai rating atau angka yang digunakan untuk memberikan penilaian terhadap kinerja seseorang (Widyaningrum & Siswati, 2017:114). sedangkan menurut Dessler (Widyaningrum & Siswati, 2017:114) penilaian kinerja adalah mengevaluasi kinerja SDM dimasa sekarang dan atau di masa lalu secara relatif terhadap standar kinerjanya.

Widyaningrum & Siswati (2017:114) mengemukakan beberapa alasan dilakukan penilaian kinerja yaitu:

• Untuk membuat keputusan dalam manajemen SDM seperti promosi, transfer dan pemecatan;
• Untuk memastikan bahwa kinerja setiap karyawan sesuai dengan sasaran keseluruhan perusahaan;
• Memungkinkan manajer dan bawahannya mengembangkan rencana untuk mengoreksi defisiensi, dan untuk menguatkan kekuatan bawahan;
• Memberikan kesempatan untuk meninjau rencana karier karyawan dengan mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan yang ditampilkan;
• Untuk mengidentifikasi adanya kebutuhan akan pelatihan, dan langkah-langkah perbaikan yang dibutuhkan.

Metode-metode penilaian kinerja menurut Widyaningrum & Siswati (2017:116) adalah sebagai berikut:

• Metode Skala Penilaian Grafis (graphic rating scales), Merupakan metode yang paling sederhana dan paling populer untuk menilai kinerja karyawan. Dalam metode ini orang yang memberikan penilaian diharuskan memberikan penilaian terhadap kinerja individu dengan menggunakan skala angka dari rendah ke tinggi.
• Metode Peringkat Alternasi (Alternation Ranking Method), Penilaian kinerja dengan metode peringkat alternasi adalah mengurutkan semua pekerja dari yang memiliki kinerja paling baik sampai dengan yang memiliki kinerja paling buruk berdasarkan ciri tertentu.
• Metode Perbandingan Berpasangan (Paired Comparison Method), Metode perbandingan berpasangan dilakukan dengan cara memeringkat karyawan dengn membuat bagan dari semua kemungkinan pasangan karyawan untuk setiap ciri dan mengindikasikan mana karyawan yang lebih baik dari pasangan tersebut.
• Metode Insiden Kritis (Critical Incident Method). Dalam metode insiden kritis, penyelia menyimpan catatan yang baik (positif) atau yang tidak diinginkan/ negatif (insiden kritis) dari perilaku terkait pekerjaan karyawan. dan kemudian meninjaunya dengan karyawan tersebut pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya misalnya setiap kurun waktu enam bulan atau lebih.

Beberapa kesalahan yang pada umumnya terjadi dalam penilaian kinerja menurut Widyaningrum & Siswati (2017:123) adalah sebagai berikut:

• Halo Effect yaitu penilaian yang hanya didasarkan pada satu kriteria saja dan mengabaikan kriteria-kriteria yang lain sehingga hasil penilaian menjadi tidak objektif. Menyadari adanya masalah tersebut merupakan langkah untuk menghindarinya, bisa juga menghindarinya dengan mengikuti pelatihan-pelatihan.
• Cendral Tendency yaitu penilaian yang tidak mau memberikan nilai ekstrim. Penilai hanya memberi angka rata-rata atau angka tengah-tengah saja. Sehingga hasil penilaian tidak bisa memperlihatkan siapa yang menonjol dan siapa yang kurang menonjol kinerjanya. Pemeringkatan karyawan dengan menggunakan skala penilaian grafis dapat mengurangi masalah tersebut, karena dengan memeringkatnya berarti tidak dapat menilai mereka semua secara rata-rata.
• Leniency, yaitu penilai terlalu murah hati dalam memberikan penilaian sehingga dia cenderung memberi nilai yang bagus dan kurang objektif. Pemeringkatan memaksa penyelia untuk membedakan antara mereka yang berkinerja tinggi dan rendah.
• Stricness, kebalikan dari leniency yaitu terlalu buruk dalam memberikan penilaian sehingga cenderung memberi penilaian yang jelek yang tidak objektif. Demikian juga pada stricness, pemeringkatan memaksa penyelia untuk membedakan antara mereka yang berkinerja tinggi dan rendah
• Personal Prejudive/ Stereotyping, penilaian yang tidak didasarkan pada kinerja individu melainnkan didasarkan pada kelompok tempat individu tersebut berasal. Penyelia atau penilai bisa menghindarinya dengan mengikuti pelatihanpelatihan.
• Efek kekinian (Recency Effect), kesalahan jenis ini terjadi karena penilai memfokuskan diri pada perilaku individu yang paling akhir saja, jadi tidak melihat perilaku individu selama ia bekerja. Untuk menghindarinya agar tidak terjadi penilaian yang demikian adalah dengan mengakumulasi insiden kritis sepanjang tahun.

3. Succession Planning

Anonim (2022) Succession planning adalah suatu praktik yang mengacu pada usaha untuk pengembangan potensi, keahlian, serta kemampuan para karyawan agar siap mengemban tanggung jawab lebih, sehingga perusahaan tidak sampai kehilangan anggota penting untuk melakukan tugas tertentu. Jadi job deskripsi pada suatu posisi tertentu bisa terus berjalan, utamanya untuk jabatan yang penting dan berpengaruh. Sesuai dengan pengertiannya, definisi succession planning sebagai upaya atau strategi antisipasi oleh perusahaan untuk mencegah terjadinya kekosongan jabatan penting di dalamnya sehingga mereka siap untuk mendapatkan tanggung jawab yang lebih di kemudian hari, sederhananya adalah mengembangkan potensi sumber daya manusia dalam perusahaan.

menurut Universitas Indonesia (2018) Perencanaan suksesi adalah proses mengisi posisi manajerial yang ada di Universitas Indonesia dari kandidat-kandidat potensial yang ada di talent pool dan diikuti dengan proses pembekalan kandidat untuk siap dalam mengisi posisi yang dibutuhkan. Secara umum, perencanaan suksesi manajemen adalah keputusan yang dilakukan oleh organisasi untuk meningkatkan dan memicu proses pengembangan berkelanjutan dari pegawai, serta memastikan posisi-posisi penting mampu menjaga stabilitas dan kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam prosesnya, perencanaan suksesi ini berfokus pada talent management, terutama pengembangan talent (kandidat potensial) yang bersedia dan layak untuk mengisi posisi penting yang dibutuhkan.

Apabila perencanaan tidak dipersiapkan oleh perusahaan dan jika hal tidak diinginkan terjadi akan membuat proses operasional kalang kabut. Pasalnya proses perekrutan kembali akan membutuhkan waktu dan biaya. Akan kurang efisien jika posisi yang kosong adalah jabatan yang penting untuk operasional perusahaan. itulah pentingnya menerapkan perencanaan suksesi sejak dini.

Universitas Indonesia (2018) menyatakan bahwa perencanaan suksesi pada penerapannya dapat digunakan untuk:

• Mengisi kekosongan pada posisi manajerial tertentu.
• Mengidentifikasi, menilai dan mengembangkan pengetahuan, keahlian serta kemampuan pegawai untuk memenuhi kebutuhan organisasi
• Memastikan keberlangsungan ketersediaan talent dengan membantu pegawai mengembangkan potensinya sebagai penerus posisi penting di unit kerja tertentu.

Perencanaan suksesi penting dilakukan karena dapat membantu organisasi dalam hal:

• Memastikan keberlanjutan penyiapan pemimpin di masa depan untuk posisi manajerial.
• Melibatkan senior manajemen dalam proses review talent organisasi.
• Menempatkan konteks keberagaman dalam agenda organisasi.
• Sebagai panduan aktivitas pengembangan untuk posisi manajerial.
• Menyelaraskan dengan SDM yang mendukung proses keberlanjutan kepemimpinan (sistem seleksi dan imbalan) (Universitas Indonesia, 2018).

Dalam menerapkan perencanaan suksesi di awal akan mendapatkan berbagai manfaat, terutama untuk perkembangan performa perusahaan, seperti berikut ini:

1.     Meningkatkan motivasi karyawan karena memiliki peluang pada jenjang karirnya. Hal dapat meminimalisir tingkat turnover karyawan;

2.    Dengan meningkatnya sumber daya manusia, maka selain bermanfaat untuk karyawan itu sendiri tentu juga memberikan sisi positif bagi perusahaan. Karena SDM lebih mumpuni dan mampu melakukan perkembangan;

3.    Proses rekrutmen jadi lebih efektif dari berbagai sisi, termasuk biaya dan waktu;

4.   Perusahaan bisa melihat peluang SDM yang dibutuhkan dalam mengerjakan suatu proyek tertentu nantinya.

Hal ini akan membantu melihat potensi dan peluang yang tersembunyi dari individu masing-masing karyawan. Selain itu, bisa juga untuk melakukan komunikasi secara intens atau one on one meeting dengan masing-masing dari mereka. Setelah mengetahui potensi yang ada, maka hal selanjutnya adalah memberikan pelatihan atau mentoring ke arah skill yang dimiliki agar semakin bagus performanya. Kemampuan mereka tentu akan semakin bagus jika terus diasah, dengan menerapkan succession planning adalah langkah yang tepat untuk membuat individu atau tim bekerja lebih efektif dan efisien sesuai tupoksinya.

Langkah-langkah perencanaan suksesi menurut Universitas Indonesia (2018) yaitu:

• Mengidentifikasi posisi-posisi penting. dalam mengidentifikasi posisi-posisi penting, diperlukan pertimbangan sebagai berikut: rencana dan tujuan strategis organisasi saat ini dan masa depan; waktu pensiun; tingkat turnover; lowongan kerja saat ini dan masa depan; perubahan program dan pelayanan; fungsi-fungsi yang memiliki kekhususan.
• Mengidentifikasi kompetensi. komponen-komponen kompetensi terdiri dari: pengetahuan; keahlian dan atribut personal.
• Mengidentifikasi dan menilai kandidat. Dalam mengidentifikasi kandidat, diperlukan keselarasan antara posisi penting yang dibutuhkan dengan ketersediaan kandidat yang layak mengisi posisi penting tersebut.
• Melakukan perencanaan pembelajaran dan pengembangan. poin penting dalam hal ini adalah rencana harus fokus pada upaya menurunkan atau menghilangkan jarak antara kompetensi yang diharapkan dengan pengetahuan, keahlian dan kemampuan kandidat saat ini. Sehingga dalam mengelola ekspektasi suksesi manajemen, harus didasarkan pada pembelajaran dan pengembangan untuk mengisi potensi pegawai, bukan hanya mengisi kekosongan.
• Mengimplementasi dan mengevaluasi. Tahap terakhir ini adalah tahap implementasi rencana yang telah disiapkan, melakukan rencana aksi untuk setiap proses yang akan dilakukan, dan juga mengevaluasi secara berkala terkait efektif atau tidaknya proses yang telah dilakukan sehingga tujuan perencanaan suksesi manajemen dapat tercapai diiringi produktifitas pegawai secara umum untuk mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan.

Daftar Pustaka

Anggakara, M. 2023. cara HR membuat skill inventory di perusahaan. (online). https://www.linovhr.com/skill-inventory/. diakses tanggal 8 Maret 2024.

Anonim. 2022. Succession Planning Adalah Pengertian, Manfaat, dan Penerapannya. (online) https://my-scorecard.com/blog/succession-planning-adalah-pengertian-manfaat-dan-penerapannya.html. Diakses tanggal 8 Maret 2024.

Iprobe, Run. 2023. Skill Inventory:  Tujuan, Tantangan & 5 Cara HR Membuatnya. (online) https://broadwayshr.com/blog/skill-inventory/. Diakses tanggal 7 Maret 2024.

Sedarmayanti 2018. Tujuan Penilaian KInerja ( online) https://repository.bsi.ac.id. diakses tanggal 8 Maret 2024

Universitas Indonesia. 2018. Panduan Perencanaan Suksesi Melalui Talent Management. (online) https://dsdm.ui.ac.id/wp-content/uploads/2022/03/Rencana-Suksesi-2018.pdf. diakses tanggal 8 Maret 2024.

Utama, Z,M. 2020. Manajemen Sumber Daya Manusia Konsep Dasar & Teori. Jakarta: UNJ Press.

Widyaningrum, M, E & Siswati, E. 2017. Manajemen Sumber Daya Manusia. Surabaya: Ubhara Manajemen Press.