Analisis Kesenjangan dan Rencana Tindak

Analisis Kesenjangan dan Rencana Tindak Kelas Sulawesi Barat Kelompok I

Kelompok I :

HERNAWATI

HINRAWATI

AMIRA A

UMMAL KURAA AR

Pada era bisnis yang terus berkembang dengan dinamika yang semakin kompleks, peran strategis manajemen sumber daya manusia (SDM) menjadi semakin vital. Dalam rangka menghadapi tantangan global dan perubahan yang cepat, organisasi perlu memastikan bahwa mereka memiliki tim yang tepat dengan keterampilan dan kompetensi yang sesuai untuk mencapai tujuan strategis. Kemampuan seorang pegawai serta jumlah personil yang tepat untuk menduduki jabatan tertentu sangat membantu organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi. Inilah yang mendasari perlunya melakukan analisis kebutuhan SDM secara sistematis dan terencana. Analisis kebutuhan SDM merupakan langkah awal yang kritis dalam proses perencanaan SDM, di mana organisasi mengidentifikasi peran-peran yang diperlukan, keterampilan yang dibutuhkan, serta jumlah dan jenis karyawan yang sesuai. Dengan memahami dengan baik kebutuhan SDM, organisasi dapat mengambil keputusan yang lebih cerdas dan strategis terkait rekrutmen, pelatihan, pengembangan, dan manajemen kinerja.

Perencanaan Sumber Daya Manusia dapat dilihat sebagai sebuah proses berkelanjutan dari perencanaan sistematis ke depan untuk mencapai pemanfaatan maksimal dan optimal dari aset perusahaan atau korporasi atau organisasi yang paling penting yakni para karyawan atau pegawai itu sendiri. Roberto. T. et al (2022:11232) Perencanaan sumber daya manusia secara umum didefinisikan sebagai proses yang mengidentifikasi jumlah pegawai yang dibutuhkan organisasi dalam hal kualitas dan kuantitas yang tinggi, sehingga dipandang sebagai proses berkelanjutan dari perencanaan yang teratur dan terstruktur. Tujuan utama dari perencanaan sumber daya manusia adalah untuk memastikan bahwa pegawai memiliki tingkat interaksi terbaik dengan pekerjaan mereka. Proses perencanaan menegaskan adanya pegawai dalam jumlah yang tepat seperti yang dibutuhkan yaitu tidak ada kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Tiga fungsi dasar perencanaan sumber daya manusia meliputi: (a) perkiraan tenaga kerja; (b) mengelola kebutuhan pegawai dengan personil yang tersedia; dan (c) menjaga keseimbangan antara kemampuan pegawai dengan perkiraan kebutuan organisasi.

Cascio & Aguinis dalam Ifadhila (2023:15) menyatakan bahwa analisis kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah suatu proses yang penting dalam manajemen SDM, yang melibatkan pengidentifikasian, pengukuran, dan penilaian kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan oleh organisasi. Dalam proses ini, organisasi melakukan peninjauan mendalam terhadap keterampilan, kompetensi, serta jumlah dan jenis karyawan yang diperlukan untuk menjalankan berbagai peran dan tanggung jawab dalam organisasi. Langkah-langkah analisis meliputi mengidentifikasi peran kunci yang mendukung tujuan organisasi, membandingkan keterampilan yang dimiliki oleh karyawan dengan kebutuhan, serta perencanaan rekrutmen dan pelatihan berdasarkan hasil analisis tersebut. Huselid dalam Ifadhila (2023:15-16), Analisis kebutuhan SDM memiliki signifikansi yang kuat dalam manajemen SDM karena beberapa alasan yang mendasar. Pertama, proses ini memungkinkan organisasi mengelola sumber daya manusia secara efisien, dengan menghindari pemborosan dan memastikan kesesuaian antara jumlah dan jenis karyawan dengan kebutuhan pekerjaan  Selanjutnya, analisis ini berdampak positif terhadap pengambilan keputusan dalam hal rekrutmen dan pengembangan karyawan, dengan mengurangi risiko pemilihan karyawan yang tidak sesuai atau kurang memiliki keterampilan yang dibutuhkan. Terakhir, analisis kebutuhan SDM membantu organisasi dalam merespons perubahan lingkungan bisnis dan teknologi dengan mengidentifikasi keterampilan baru yang relevan.

Analisis kebutuhan SDM adalah elemen kunci dalam perencanaan strategis SDM. Dengan memahami kebutuhan SDM saat ini dan masa depan, organisasi dapat merencanakan alokasi sumber daya manusia yang tepat sesuai dengan tujuan jangka panjang. Dengan demikian, hasil analisis ini tidak hanya memengaruhi keputusan SDM taktis sehari-hari tetapi juga berkontribusi pada pencapaian kesuksesan jangka panjang organisasi dalam mencapai tujuan bisnisnya secara efektif. Keseluruhan, analisis kebutuhan SDM adalah alat penting yang memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia. Selain itu, analisis kebutuhan SDM berperan penting dalam merencanakan strategi perencanaan SDM. Dengan memahami kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa depan, organisasi dapat menyusun strategi yang sesuai dengan tujuan bisnis jangka panjang, meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kesesuaian karyawan dengan kebutuhan pekerjaan, serta memastikan bahwa sumber daya manusia merupakan aset yang berharga dan kompetitif bagi organisasi. Analisis kesenjangan kemampuan yang tepat dalam perencanaan SDM merupakan solusi yang akurat untuk mempertahankan dan menemukan pegawai yang berbakat serta meningkatkan kinerja bagi organisasi.

A. Konsep Analisis Kesenjangan Kemampuan dan Peranannya Dalam Perencanaan SDM

Menurut Muchsam et al., (2011, dalam Mutmainah et al., 2022:20) Gap analysis atau analis kesenjangan merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi. Metode ini merupakan salah satu metode yang paling umum digunakan dalam pengelolaan manajemen internal suatu lembaga dan sering digunakan di bidang manajemen serta menjadi salah satu alat yang digunakan untuk mengukur kualitas layanan. Sementara itu, menurut Kim dan Ji (2018, dalam Mutmainah et al., 2022:20) Gap analysis adalah alat atau proses mengidentifikasi kesenjangan dan perbedaan antara situasi organisasi saat ini dan apa yang seharusnya di organisasi, dan digunakan untuk merancang rencana implementasi organisasi dan untuk meningkatkan efektivitas organisasinya di berbagai bidang organisasi. Gap analysis telah diterapkan ke berbagai bidang, baik dalam literatur pemasaran, manajemen merek, manajemen sumberdaya manusia, dan bidang komunikasi, dan berbagai jenis kesenjangan telah diidentifikasi seperti kesenjangan di pasar, kesenjangan produk, kesenjangan penggunaan, kesenjangan kinerja, kesenjangan harapan, kesenjangan legitimasi, kesenjangan kesesuaian, kesenjangan ideal, dan sebagainya (Panwar et al., (2012, dalam Mutmainah et al., 2022:20). Sedangkan Palan (Ramadhan et. al:2014) mengemukakan bahwa kesenjangan kompetensi merupakan perbedaan antara level kompetensi yang diperlukan suatu posisi atau jabatan dan level kompetensi yang dimiliki saat ini seorang pegawai.

Kemudian pendapat juga dikemukakan oleh John dalam Roberto. T. et al (2022:11237) menjelaskan langkah melakukan analis kesenjangan adalah bagaimana mengenali tujuan dan persyaratan dan bagaimana hal ini dapat membantu memperkirakan kebutuhan perekrutan di masa depan, dalam hal jumlah pegawai, keterampilan, dan pengalaman kerja yang diperlukan. Atas dasar tujuan departemen, prioritas dan pemindaian lingkungan. Langkah berikut dapat membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan SDM dan persyaratan untuk analisis kesenjangan yakni organisasi yang memiliki rencana suksesi untuk posisi kritis dan organisasi yang membawa perubahan dalam sistem penyampaian perlunya memperoleh keterampilan baru. iProbe (2023) mengemukakan pendapat lain tentang kesenjangan kemampuan atau kesenjangan kompetensi, beliau menyatakan bahwa Analisis gap kompetensi adalah proses di mana organisasi menetapkan tujuan masa depannya, kompetensi pegawai yang dibutuhkan, kompetensi yang dimiliki pegawai saat ini, dan cara terbaik untuk meminimalkan gap. Proses analisis ini penting untuk menjaga keterampilan karyawan pegawai selalu upgrade dan relevan dengan kebutuhan organisasi. Manfaat analisis competency gap adalah dapat membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja pegawai, merencanakan training, dan menyelaraskan strategi bakat yang sesuai kebutuhan organisasi. Dengan memahami standar kompetensi pegawai yang saat ini mereka miliki, dapat membantu Anda mengembangkan standar kompetensi baru yang diinginkan organisasi untuk mencapai goals.

Pendapat lain dari LPM (2023) mengemukakan bahwa Perencanaan Sumber Daya Manusia dalam praktek analisis kesenjangan kompetensi merupakan proses berkelanjutan dari perencanaan sistematis yang bertujuan untuk mencapai penggunaan optimal terhadap aset perusahaan paling berharga yaitu SDM, ditujukan untuk menganalisis kesesuaian kompetensi pegawai dengan posisi yang diduduki juga untuk menghindari kekurangan ataupun kelebihan pegawai dimasa mendatang.

Sabrina.R (2021:22-25) Langkah Umum dalam Perencanaan SDM

1. Melakukan Analisis Tujuan Organisasi. Analisis tujuan yang ingin dicapai dan diperoleh oleh organisasi atau perusahaan adalah langkah pertama yang harus diambil dalam proses perencanaan SDM. Tujuan dari perusahaan atau organisasi ini kemudian bisa diuraikan menjadi tujuan yang dapat menjadi lebih terpusat dari sebelumnya pada beberapa jenis tujuan yang ingin dicapai oleh bagian-bagian unit kerja serta jumlah tenaga kerja dibutuhkan disesuaikan dengan tujuan organisasi.
2. Melakukan inventarisasi SDM. Langkah berikutnya sesudah memahami mengenai pekerjaan yang ada melalui analisis tujuan organisasi adalah bertujuan untuk mengetahui berbagai informasi mengenai SDM yang dapat diakses kini. Semuanya dimulai dari pada kapasitas pekerja, dan keupayaan, pendidikan dan prestasi berpotensi. Untuk menjalankan inventory sumber daya manusia, bukan saja sumber daya manusia dalam organisasi tetapi juga melakukan pertimbangan sumber daya manusia yang lahir dari beberapa tambahan sumber eksternal.
3. Melakukan perkiraan permintaan dan pasokan SDM Langkah berikutnya setelah inventarisasi SDM adalah dengan memulai untuk memperkirakan karyawan yang diperlukan pada masa mendatang. Bagi sebuah perusahaan dan organisasi, mereka akan melakukan pertimbangan apakah penambahan tenaga kerja dan peningkatan produktivitas dan kemampuan karyawan diperlukan dengan melakukan pelatihan dan membangunkan kemahiran baru dan jika terdapat calon yang berpotensi untuk direkrut sebagai pekerja untuk mengisi berbagai jabatan.
4. Menentukan perkiraan kesenjangan SDM Kelebihan dan kekurangan terhadap SDM yang diperlukan dapat dilihat melalui perbandingan permintaan dan pasokan SDM. Jika mengalami kekurangan SDM, yang perlu dipikirkan adalah dengan cara melaksanakan perekrutan pekerja awal dan melaksanakan penaikan hasil melalui pemanfaatan para tenaga kerja atau karyawan atau pegawai yang telah tersedia pada saat sekarang ini. Namun, jika sampai terjadi sumber daya manusia yang berlebih, organisasi atau instansi perusahaan hendaknya segera melancarkan kebijakan pemutusan hubungan kerja atau dengan kata lain PHK pada karyawan-karyawannya.
5. Melakukan perumusan rencana tindakan SDM Perumusan rencana tindakan sumber daya manusia berdasar pada hasil perkiraan kesenjangan sumber daya manusia antara kelebihan atau kekurangan dalam perusahaan, hal ini dapat digunakan untuk menentukan apakah rekruitmen baru, pemilihan mutasi, dan /atau pertukaran antara jabatan atau bahkan pemberhentian atau pemberhentian kerja benar-benar diperlukan atau tidak.
6. Melakukan pemantauan dan manipulasi. Setelah merumuskan rencana tindakan SDM, diperlukan untuk memperbarui inventaris atau persediaan sumber daya manusia pada periode tertentu. Hal yang sebaiknya dilakukan adalah memantau dan mengidentifikasi kelemahan-kelemahan agar tindakan selanjutnya yang dikira-kira tepat dan cocok dapat diambil. Yang harus dilakukan adalah membandingkan antara rencana SDM dengan penerapannya secara aktual guna memastikan tindakan yang dilakukan sudah sesuai atau belum dengan ketersediaani jumlah karyawan atau tenaga kerja yang diperlukan pada berbagai bidang pekerjaan di dalam organisasi atau perusahaan bersangkutan.

Alokasi dan pendayagunaan sumber daya yang kurang tepat dapat membuat sebuah celah di antara situasi terkini yang terjadi sekarang, dengan situasi target atau situasi ideal yang dibayangkan. Olehnya itu dapat dilakukan analisis atas celah dengan suatu cara yang disebut sebagai gap analysis atau analisis kesenjangan atau celah. Gap analysis merupakan suatu metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi apakah suatu sistem yang berlangsung di suatu perusahaan atau bisnis pada saat ini sudah memenuhi target atau belum. Proses analisa kesenjangan ini biasanya dilakukan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh di masa depan, untuk dapat melakukan perubahan atas kondisi saat ini yang dinilai kurang menguntungkan, menjadi kondisi target yang menguntungkan di masa depan. Analisis kesenjangan menjadi suatu alat evaluasi yang berpusat pada kesenjangan kinerja sumber daya yang dimiliki perusahaan atau bisnis. Gap analysis dimaknai sebagai sebuah perbandingan antara kinerja aktual yang ada pada saat ini dengan kinerja potensial yang diharapkan. Dengan kata lain, Gap analysis merupakan suatu metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi apakah suatu sistem yang berlangsung di suatu perusahaan atau bisnis pada saat ini sudah memenuhi target atau belum

Melalui gap analysis, perusahaan atau organisasi juga dapat memperkirakan jumlah sumber daya, waktu, dan biaya yang diperlukan perusahaan, untuk mencapai keadaan stabil di masa mendatang, sesuai dengan yang diharapkan. Fauziyah (2022) gap analysis memiliki berbagai manfaat, diantaranya:

1. Mengetahui Kekurangan Bisnis yang Perlu Diperbaiki, analisis kesenjangan dapat membantu perusahaan atau bisnis untuk menemukan kekurangan atau kelemahan dalam bisnis yang perlu diperbaiki. Perusahaan kemudian akan lebih mudah untuk mengidentifikasi dan mengukur kegiatan bisnis yang akan dilakukan dalam jangka panjang, dan kemudian dapat membantu dalam melakukan perbaikan.
2. Meningkatkan Efisiensi Bisnis, Dengan melakukan gap analysis, seseorang dapat meningkatkan efisiensi bisnis yang sedang dijalaninya. Sebab, gap analysis dapat menunjukkan segala hal yang bersifat merugikan yang sedang terjadi pada saat ini. Setelah masalah tersebut berhasil terkuak, maka bisnis kemudian akan lebih fokus kepada sumber daya dan peluang yang perlu diperbaiki. Gap analysis ini juga bisa dimanfaatkan sebagai alat pembanding kinerja sumber daya bisnis dengan potensi yang ada. Bisnis juga dapat mengetahui rincian yang menunjukkan produk atau sumber daya manusia yang tidak produktif dengan melakukan analisis kesenjangan ini.
3. Meningkatkan Proses, Analisis kesenjangan akan membantu anda untuk memiliki gambaran umum mengenai keseluruhan bisnis atau setidaknya fungsi tertentu yang ada dalam bisnis. Hal ini kemudian akan membantu anda untuk dapat mengetahui apakah bisnis anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menjalankan segala kegiatan sesuai rencana yang telah ditentukan.

Adapun cara melakukan gap analysis, yaitu:

1. Identifikasi Situasi Saat Ini, dengan mengetahui dan memahami situasi atau posisi bisnis saat ini, maka akan mudah untuk menyusun dan mewujudkan harapan yang lebih realistis. Sebab, dengan mengetahui situasi saat ini, akan diketahui dari mana dan bagaimana akan memulai untuk mengadakan perbaikan atau menciptakan perubahan. Untuk memulai proses identifikasi ini, anda dapat mengumpulkan beberapa informasi dari penggunaan alat analisis kesenjangan, seperti: a. SWOT Analysis SWOT analysis terdiri atas analisis Strength, Weakness, Opportunity dan Threat. SWOT analysis merupakan metode analisis kesenjangan yang secara khusus dikembangkan untuk menemukan faktor internal dan eksternal yang memberikan dampak pada efektivitas dan kesuksesan bisnis. Dengan memetakan keempat faktor ini, dapat menemukan solusi terbaik yang memanfaatkan kekuatan bisnis dan mengalokasikan sumber daya secara tepat, sambil meminimalisir potensi ancaman yang mungkin dihadapi. b. Metode Nadler-Tushman Metode Nadler-Tushman merupakan sebuah model kesesuaian organisasi yang mempelajari tentang proses yang berbeda dalam sebuah bisnis bekerja bersamaan dan secara keseluruhan efek kesenjangan yang ada pada efisiensi operasionalnya. Model ini akan mengecek kesenjangan yang ada pada bisnis dengan melakukan evaluasi sistem operasional bisnis, juga membagi proses bisnis menjadi tiga kategori, yakni masukan (input), transformasi, dan keluaran (output). Dimana nsur yang dianggap sebagai input mencakup sumber daya yang digunakan, budaya perusahaan, dan lingkungan operasional. Sementara transformasi terkait dengan karyawan, sistem, dan kegiatan yang ada dan berlangsung pada saat ini, yang mengusahakan untuk mengubah input menjadi output. Dan output merupakan hasil dari proses yang dijalankan oleh bisnis. Ketiga kategori tersebut harus sejalan, agar menghasilkan dan membuat produktivitas s dari sumber daya bisnis menjadi stabil. c. Diagram Fishbone Diagram Fishbone dapat menemukan sejumlah akar yang menyebabkan masalah, diagram ini memungkinkan untuk menilai situasi saat ini. Pengukuran, metode, material, sumber daya manusia, mesin, dan lingkungan merupakan sejumlah konsep umum yang dipakai untuk mengukur situasi bisnis. d. Kerangka Kerja 7S McKinsey Kerangka kerja 7S menurut McKinsey ini didasarkan pada tujuh kelompok yang berpusat pada sumber daya manusia, untuk mengecek karakteristik bisnis, termasuk strategi, sistem, struktur, staf, gaya, nilai bersama, dan keterampilan. Ketika menggunakan kerangka kerja ini, harus menguraikan status saat ini, dan status masa mendatang untuk setiap kelompok, agar dapat menentukan di mana kesenjangan itu berada. Setelah itu, dapat membuat solusi untuk mengatasi kesenjangan tersebut. e. PEST Analysis PEST analysis serupa dengan analisis SWOT, karena analisis ini memuat struktur yang anda perlukan untuk mengecek peluang dan ancaman bisnis. Namun, perbedaannya, analisis PEST memungkinkan untuk meminimalkan ancaman yang umum ada di pasar bisnis dan menyoroti peluang perubahan. kita dapat melakukan analisis PEST setelah melakukan analisis SWOT, untuk melihat apakah bisnis anda memiliki peluang dan ancaman lebih, serta untuk mengidentifikasi apa tindakan yang tepat jika berangkat dari informasi yang dihasilkan dengan analisis ini.
2. Identifikasi Situasi Masa Depan, Target untuk bisnis di masa depan mungkin merupakan salah satu hal yang paling baik, yang dapat ditetapkan dalam bisnis dari sekarang. Namun, untuk dapat mencapainya perlu melakukan berbagai upaya. Saat melakukan analisis kesenjangan untuk menyusun rencana strategis masa depan bisnis harus dipastikan untuk memeriksa segala detail. Tempat yang tepat untuk melihat situasi masa depan adalah target yang ditetapkan pada rencana strategis bisnis. Target yang ditetapkan bisa dalam jangka waktu pendek maupun jangka waktu panjang, kemudian menentukan keadaan ideal bagi organisasi. Pastikan juga untuk melibatkan karyawan dan meminta umpan balik dari mereka, mengenai hal apa yang mereka inginkan dan bagaimana mereka ingin terlibat dalam organisasi ini. Situasi masa depan yang ideal bisa dicapai dengan mengendalikan proses pembuatan prospek memberikan tim dalam bisnis lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaannya selama jam kerja.
3. Identifikasi Kesenjangan, Setelah mengetahui dari mana akan mulai dan ke mana tujuan akhir, jarak di antara kedua titik tersebut disebut sebagai eksekusi atau abisa juga menyebutnya sebagai celah atau kesenjangan. kemudian dapat menggali secara lebih dalam dan menentukan detail mengapa kesenjangan itu ada
4. Identifikasi Solusi, setelah selesai menyimpulkan masalah atau kesenjangan yang terjadi, hal yang bisa dilakukan dari kesimpulan tersebut adalah mencari solusi atas kesenjangan yang terjadi. Solusi tersebut sebaiknya dirumuskan menjadi sebuah rencana final yang jelas dan terstruktur, dengan tenggat waktu tertentu. Solusi yang disusun juga sebaiknya bersifat realistis dengan mempertimbangkan seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan, juga melibatkan seluruh pihak yang akan menjalankan solusi tersebut dalam proses penyusunannya. Jika seluruh sumber daya perusahaan sudah mengetahui akan program atau solusi tersebut, maka anda dapat langsung mengerjakannya.

B. Cara Menemukan Kesenjangan Antara Kebutuhuan SDM Dimasa Mendatang dan Kemampuan SDM Yang Ada Sekarang

Sumber daya manusia adalah kunci pertumbuhan dan keberlanjutan organisasi, jadi memasukkan mereka ke dalam rencana bisnis sangatlah penting.

Menurut Hirschi (2023) Analisis Kesenjangan SDM mengungkapkan keterampilan yang dimiliki karyawan dan keterampilan apa yang kurang, sehingga kita dapat membuat keputusan yang cerdas dan tepat tentang cara menyesuaikan tim untuk mencapai tujuan perusahaan.

Berbekal data yang dapat ditindaklanjuti , kita akan mengetahui cara tumbuh secara bertanggungjawab dan memastikan bahwa kebutuhan organisasi yang terus berkembang terpenuhi.

Analisis Kesenjangan terdiri dari pengukuran keadaan saat ini dan membandingkannya dengan keadaan yang diinginkan untuk mengungkap perbedaan atau kesenjangan. Dalam hal ini adalah perincian tenaga kerja saat ini dan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis utama.

Karena analisis ini mengidentifikasi kekurangan personel dan keterampilan yang akan terjadi dalam organisasi, analisis kesenjangan terkadang juga disebut analisis kesenjangan SDM, analisis kesenjangan keterampilan atau analisis kesenjangan tenaga kerja.

Melakukan analisis kesenjangan dapat membantu kita menyiapkan organisasi untuk mencapai kesuksesan jangka panjang dan berkelanjutan. Analisis ini membantu organisasi untuk merencanakan pertumbuhan, memproyeksikan kebutuhan perekrutan untuk tenaga kerja di masa depan, memahami keterampilan dan pengalaman tenaga kerja saat ini, dan mengembangkan strategi untuk mengatasi kesenjangan di antara keduanya.

Langkah - langkah yang perlu diambil dalam melakukan analisis kesenjangan menurut Hirschi (2023), yaitu :

1. Tentukan Tujuan,

Dimulai dengan menyiapkan target. Apa yang ingin dicapai organisasi ? Tanpa tujuan yang jelas, mustahil mengetahui sumber daya dan strategi apa yang dibutuhkan dan kesenjangan apa yang perlu diisi. Kita dapat menentukan sasaran pada tingkat organisasi atau skala yang lebih kecil, seperti untuk masing - masing departemen dan tim.

2. Identifikasi Kebutuhan Organisasi

Setelah menetapkan sasaran, pikirkan semua keterampilan profesional yang dibutuhkan tim untuk mencapai sasaran tersebut. daftar ini harus mencakup keterampilan keras dan lunak. Sehingga dapat membangun tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan bakat dan budaya. Cobalah menggali deskripsi pekerjaan saat ini dan nilai - nilai ide organisasi , serta iklan pekerjaan dari perusahaan lain yang sedang merekrut posisi yang ingin ditambahkan.

3. Nilai Keterampilan Tim saat ini

Dengan menggunakan daftar keterampilan utama baru ini, Kita dapat memulai menginventarisasi apa yang sudah ditawarkan oleh tenaga kerja . Jika organisasi lebih kecil , Kita dapat melakukan ini dengan membuat daftar keterampilan untuk setiap karyawan dan membuat katalog keahlian mereka dan mengukur keahlian mereka dalam setiap keterampilan.

Organisasi yang lebih besar mungkin ingin mengandalkan catatan karyawan. Berikut adalah beberapa contoh tempat untuk mengumpulkan informasi ini, yaitu :

• Ulasan Kinerja
• Penilaian Manajer
• Survei karyawan

4. Buat Rencana Aksi

Membandingkan daftar keterampilan utama yang diperlukan dengan inventaris keterampilan. Pada saat ini akan menunjukkan dimana kesenjangan dalam keahlian tersebut. Itulah analisis kesenjangan SDM yang perlu diketahui. Sekarang Kita perlu mengidentifikasi solusi terbaik untuk mengisi kesenjangan ini dan membuat rencana tindakan. Solusi ini mungkin akan mengambil salah satu dari tiga bentuk, yaitu :

• Menyesuaikan jumlah karyawan
• Mengembangkan orang - orang ( SDM )
• Restrukturisasi tenaga kerja

Menurut Ifadhila et al., (2023:22) dalam bukunya yang berjudul "Strategi Perencanaan Sumber Daya Manusia (Mengelola dan Menetapkan SDM yang Berkualitas)", konsep analisis gap adalah pendekatan untuk mengidentifikasi perbedaan atau kesenjangan antara kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan. Dalam konteks Sumber Daya Manusia (SDM), analisis gap digunakan untuk mengukur kesenjangan antara keterampilan, kompetensi, atau jumlah karyawan yang dimiliki oleh organisasi saat ini dengan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau memenuhi kebutuhan organisasi. Berikut adalah cara menerapkan konsep analisis gap dalam konteks SDM:

1. Identifikasi Kondisi Saat Ini : Tahap pertama adalah mengidentifikasi dengan jelas kondisi saat ini dalam hal SDM. Ini melibatkan evaluasi keterampilan, kompetensi, jumlah karyawan, serta kinerja yang ada dalam organisasi.
2. Tentukan Kondisi Yang Diinginkan : Selanjutnya, organisasi harus menentukan kondisi yang diinginkan atau yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis atau strategi. Ini termasuk menggambarkan keterampilan yang diperlukan, jumlah karyawan yang ideal, dan tingkat kinerja yang diharapkan.
3. Analisis Gap : Setelah kondisi saat ini dan yang diinginkan telah diidentifikasi, analisis gap melibatkan perbandingan antara keduanya. Ini berarti mengukur seberapa besar perbedaan antara apa yang ada dan apa yang diperlukan. Gap dapat berkaitan dengan keterampilan, jumlah karyawan, atau kinerja.
4. Penyebab Gap : Penting untuk memahami penyebab gap. Gap dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti kekurangan pelatihan, kekurangan rekruitmen yang tepat, atau perubahan dalam strategi bisnis. Identifikasi penyebab gap membantu merencanakan tindakan yang tepat.
5. Pengembangan Rencana Tindakan : Berdasarkan pemahaman tentang gap dan penyebabnya, organisasi dapat mengembangkan rencana tindakan untuk mengatasi gap tersebut. Ini mungkin melibatkan pelatihan, rekrutmen baru, pengembangan karyawan, atau perubahan dalam kebijakan SDM.
6. Pelaksanaan dan Pemantauan : Rencana tindakan harus diimplementasikan dan kemudian dipantau secara berkala untuk memastikan bahwa langkah-langkah yang diambil berhasil mengurangi atau menghilangkan gap.

Analisis gap dalam konteks SDM membantu organisasi untuk mengidentifikasi kebutuhan SDM yang aktual dan memastikan bahwa sumber daya manusia mereka sesuai dengan tujuan bisnis dan strategi. Ini adalah alat yang kuat dalam perencanaan sumber daya manusia yang memungkinkan organisasi untuk mengisi kekurangan keterampilan, kompetensi, atau personel yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan jangka panjang (Ifadhila et al., 2023:23).

iProbe (2023) menjelaskan beberapa langkah dalam menentukan gap (kesenjangan) kompetensi (kemampuan) yaitu:

1. menentukan kompetensi yang akan diukur. penentuan kompetensi yang relevan dengan organisasi diantaranya kompetensi berwujud perilaku, tindakan, dan hasil yang dapat diamati serta kemampuan untuk melakukan pekerjaan secara efektif. setelah menentukan kompetensi apa saja yang dianalisis, menentukan standar kompetensi untuk setiap jenjangnya yaitu dasar (basic), menengah (intermediate), dan lanjutan (advanced).
2. Menilai tingkat kompetensi pegawai. menilai tingkat kompetensi pegawai dilakukan dengan menggunakan berbagai metode dan alat untuk mengumpulkan data. dapat menggunakan self-assessment, tinjauan rekan kerja (peer reviews), manager feedback, performance appraisal, test, atau survey. menggunakan berbagai sumber data dan metode untuk memastikan validitas dan reliabilitas data. memastikan untuk menyampaikan tujuan dan manfaat assessment kepada pegawai serta kedepankan prinsip kerahasiaan dan transparansi.
3. Mengidentifikasi gap dan memprioritaskan kebutuhan. gunakan tools seperti bagan analisis kesenjangan, matriks kompetensi, atau laporan untuk membandingkan tingkat kompetensi saat ini dan yang diinginkan. pertimbangan dampak dan urgensi kesenjangan tersebut terhadap tujuan bisnis, indikator kinerja, dan kepuasan pelanggan. kemudian urutkan kesenjangan tersebut dan prioritaskan kebutuhan untuk mengatasi masalah gap kompetensi yang ada.
4. Mengembangkan dan menerapkan action plan. kembangkan dan terapkan action plan untuk mengatasi gap dan kebutuhan perusahaan. Anda bisa menggunakan tools seperti SMART goals, learning objectives, atau action plans untuk menentukan langkah spesifik, terukur, relevan, dan terikat waktu untuk mengatasi gap. Pertimbangan sumber daya atau kemampuan pegawai, anggaran dan support yang tersedia untuk menyelesaikan action plan terkait perencanaan SDM. Libatkan pegawai dan para pengambil keputusan dalam proses perencanaan, implementasi, monitoring hingga evaluasi.
5. Tinjauan dan perbaharui kompetensi. tujuannya untuk menyelaraskan kebutuhan dengan ekspektasi organisasi dan kompetensi pegawai yang ada saat ini. dilakukan dengan menggunakan metode atau alat penilaian yang menghasilkan dat yang valid dan reliabel. kemudian dilakukan feedback dari pegawai tentang keefektifan proses analisis competency gap.

Ramadhan, et.al (2014) mengemukakan bahwa dalam analisis gap kompetensi atau kemampuan, kedalaman kompetensi dapat diukur dari ada atau tidaknya gap yang terjadi antara standar dan aktual kompetensi. adanya nilai gap yang negatif menunjukkan bahwa individu yang bersangkutan belum memiliki kompetensi yang sesuai dengan jabatan yang di duduki. Sebaliknya, nilai gap 0 atau positif menunjukkan bahwa individu tersebut sudah memiliki kompetensi yang sesuai atau bahkan melebihi kebutuhan kompetensi pada suatu jabatan yang di duduki.

C. Strategi Untuk Menutup Kesenjangan Kemampuan, misalnya pelatihan, penerimaan pegawai, dan manajemen talenta.

Putri. et al (2021:56-57) Kesenjangan kemampuan dapat ditutup melalui:

1. Rekrutmen dan perekrutan, tindakan ini akan dipengaruhi oleh ketersediaan pasokan tenaga kerja eksternal.
2. Pelatihan, tindakan ini akan melibatkan persiapan orang-orang di beberapa kategori pekerjaan untuk pindah ke kategori lain di mana permintaan SDM diperkirakan akan meningkat.
3. Promosi dan transfer, tindakan ini biasanya mengikuti pelatihan dan melibatkan pemindahan orang dari satu kategori ke kategori lainnya.
4. Desain ulang pekerjaan, alokasi tugas kerja organisasi dapat diubah untuk mengubah kebutuhan akan lebih banyak orang, perancangan ulang pekerjaan biasanya menyiratkan pengayaan, yaitu memuat kategori pekerjaan tingkat rendah dengan tanggung jawab yang terkait dengan kategori yang lebih tinggi. Kemungkinan lain adalah perluasan pekerjaan, di mana lebih banyak jenis pekerjaan yang sama tugas/tugas ditambahkan ke pekerjaan.
5. Pengurangan omzet, mengurangi jumlah orang yang kompeten dan berpengalaman yang meninggalkan organisasi. Strategi ini melibatkan pemeriksaan kualitas masalah kehidupan kerja seperti kepuasan kerja, dan niat karyawan untuk keluar. Ini juga dapat melibatkan identifikasi masalah yang ada atau yang diharapkan yang berasal dari kebijakan organisasi tentang kompensasi/manfaat, hubungan kerja, dan masalah lainnya.
6. Peningkatan produktivitas. Salah satu cara untuk mengubah permintaan tenaga kerja adalah dengan mengubah rasio antara permintaan dan staf.

Sedangkan menurut Suhariadi dalam Endang S (2023:150-152), Strategi pengembangan SDM adalah rencana tindakan yang terstruktur untuk mengembangkan karyawan dalam organisasi . Strategi ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengembangan karyawan, meningkatkan kinerja individu dan organisasi, serta mencapai tujuan jangka panjang

beberapa strategi pengembangan SDM yang umum digunakan, yaitu:

1. Pelatihan dan Pengembangan. Strategi ini melibatkan penyediaan pelatihan dan pengembangan karyawan dalam berbagai bentuk, seperti pelatihan keterampilan teknis, pelatihan manajerial, pelatihan interpersonal, dan pelatihan berbasis kompetensi. Pelatihan dapat dilakukan melalui seminar, lokakarya, pelatihan online, atau melalui pengalaman langsung di tempat kerja
2. Pembinaan dan Mentoring. Strategi ini melibatkan penggunaan mentor atau pembimbing yang lebih berpengalaman untuk membantu pengembangan karyawan yang lebih baru atau kurang berpengalaman. Pembinaan dan mentoring memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan panduan, umpan balik, dan nasihat dari seseorang yang memiliki pengetahuan dan pengalaman yang relevan
3. Rotasi Pekerjaan dan Pemindahan. Strategi ini melibatkan pemindahan karyawan ke berbagai posisi atau departemen dalam organisasi. Dengan memperluas pengalaman kerja mereka, karyawan dapat mengembangkan pemahaman yang lebih komprehensif tentang operasi organisasi secara keseluruhan, memperluas jaringan profesional mereka, dan memperoleh keterampilan yang beragam. Rotasi pekerjaan dan pemindahan dapat membantu mempersiapkan karyawan untuk posisi-posisi yang lebih tinggi dan meningkatkan fleksibilitas dan adaptabilitas mereka
4. Pengembangan Karir. Strategi ini melibatkan perencanaan dan pengelolaan pengembangan karir karyawan. Ini termasuk mengidentifikasi jalur karir, memberikan umpan balik tentang kekuatan dan kelemahan karyawan, serta menyediakan kesempatan untuk pengembangan keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan karir mereka.
5. Pembelajaran Organisasi. Strategi ini melibatkan menciptakan budaya pembelajaran di dalam organisasi. Ini dapat meliputi berbagi pengetahuan dan pengalaman, mendorong kolaborasi dan timbal balik, mendukung inisiatif eksperimen dan inovasi, dan membangun sistem pembelajaran yang terstruktur, seperti komunitas praktik atau basis pengetahuan.
6. Pengakuan dan Penghargaan. Strategi ini melibatkan memberikan pengakuan dan penghargaan kepada karyawan yang mencapai prestasi atau mengembangkan diri dengan baik. Pengakuan dapat berupa pujian, penghargaan, insentif, atau promosi. Ini dapat mendorong motivasi, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan merangsang pengembangan yang berkelanjutan.

Adapun cara mengatasi kesenjangan kompetensi dalam perencanaan SDM menurut iProbe (2023) adalah sebagai berikut:

1. Survei kepada atasan. Lakukan pendalaman atau survey kepada atasan, kepegawaian, serta pihak terkait untuk mengidentifikasi kompetensi dan skill mana yang menurut mereka kurang dikuasai oleh pegawai. Dapat menggunakan template analisis gap kompetensi, dimana atasan dapat memberi peringkat seberapa pentingnya setiap kompetensi bagi tim dan organisasi.
2. Mewawancarai pegawai. Tim leader dapat melakukan wawancara dan mengadakan evaluasi kinerja dengan pegawai untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan mereka di dalam tim. setelah wawancara dan evaluasi selesai, buat tabel setiap nama pegawai dan beri peringkat berdasarkan tingkat keahlian mereka. dengan tabel analisis tersebut akan menjelaskan tingkat kemampuan pegawai mulai dari pegawai yang skill dan kemampuannya diatas rata-rata hingga pegawai yang masih tertinggal dalam hal standar kompetensi yang ditentukan untuk jabatannya. kemudian dapat diputuskan untuk memberikan pelatihan lebih lanjut untuk pengembangan atau mutasi dll.
3. Memberikan pelatihan kepada pegawai. Dari hasil analisis dan pemetaan kompetensi yang telah dilakukan sebelumnya ditemukan bahwa dengan melakukan pengembangan atau pelatihan pegawai tersebut akan meningkat kemampuannya, maka dilakukan pengembangan kompetensi untuk mereka baik pendidikan, pelatihan klasikan maupun pelatinan nonklasikal. Pelatihan nonklasikal dapat diterapkan dengan memberdayakan pegawai yang lebih berkompeten dan berpengalaman untuk membagikan ilmu dan keahliannya ke rekan kerja sehingga kinerja organisasi dan SDM semakin produktif, atau dengan menerapkan program e-learning atau mendatangkan tenaga konsultan dari luar organisasi.
4. Menerapkan pendekatan baru dalam perencanaan SDM. Lakukan perencanaan yang matang untuk meminimalisir kesenjangan kemampuan, misalnya dalam penempatan pegawai di suatu jabatan perlu dilakukan competency assessment untuk melihat kesesuaian kemampuan SDM dengan jabatan yang akan diduduki serta melihat dan menelaah keinginan dan kesanggupan pegawai dalam menyelesaikan tugas yang akan diberikan.

Selain itu, menurut Bashori K (2012) terdapat beberapa hal yang dapat disarankan untuk meningkatkan kompetensi SDM, yaitu:

1. Pendekatan lama dalam pengelolaan SDM perlu dikembangkan dengan pendekatan baru yang lebih menjanjikan bagi optimalisasi peran pegawai bertalenta unggul.
2. memperkuat kebijakan penyerapan pegawai bertalenta unggul dengan memberikan insentif keuangan dan non-keuangan.
3. mengembangkan penilaian dan sistem identifikasi kompetensi.
4. meningkatkan pendayagunaan pusat penilaian dan penggunaan hasil laporan penilaian kinerja sebagai dasar pengambilan keputusan strategis institusi.

Manajemen talenta sangat dibutuhkan sebagai salah satu strategi untuk menutup kesenjangan kemampuan dan kompetensi SDM. Dalam manajemen talenta, setelah melakukan berbagai macam cara untuk meningkatkan kemampuan, diperlukan sebuah cara untuk mengukur perkembangan serta kemajuan SDM. Hal ini dapat dilakukan dengan mengevaluasi manajemen talenta. Diidentifikasi oleh Sween (2009) sebagaimana dikutip dalam Shaemi et al (2011), terdapat lima komponen penting untuk mengevaluasi strategi manajemen talenta, yaitu:

1. Manajemen Kinerja. Manajemen kinerja adalah salah satu proses dimana para manajer berupaya untuk meraih tujuan organisasi, sekarang dan yang akan datang, dengan meningkatkan kualitas kinerja tim dan individu. Diantara faktor penting berhasil menarik talenta adalah dengan menggunakan pengalaman kerja, mentoring, dan meningkatkan potensi manajer.

1. Pengembangan Pegawai. pengembangan pegawai adalah cara untuk memperbarui pengetahuan keterampilan, dan kemampuan pegawai. Hasil penelitian menunjukkan, biaya yang dikeluarkan akan menjadi sangat berkurang dengan mempertahankan keberlanjutan individu bertalenta dalam organisasi. Salah satu cara untuk mempertahankan pegawai bertalenta adalah dengan memberikan berbagai kesempatan sehingga pegawai dapat mempelajari keterampilan-keterampilan baru dan mengembangkan kemampuannya.
2. Penghargaan dan Pengenalan. organisasi mengevaluasi nilai pegawai dengan beragam strategi, kebijakan, dan proses. Pada saat yang sama institusi mengidentifikasi dan mendorong mereka yang sudah berada pada jalur pencapaian tujuan organisasi. Dengan manajemen talenta institusi memiliki dasar untuk menegnali pegawai yang bertalenta dan memberinya pengharagaan. Regulasi sistem penghargaan yang tepat menarik dan mempertahankan pegawai bertalenta.
3. Komunikasi. interaksi yang sehat antara pegawai, baik melalui kata-kata maupun bahas tubuh, penting dalam organsisasi. Relasi sosial bermanfaat untuk berbagi konsep, saling bertukar informasi dan gagasan. Kualitas relasi dalam organsisasi mempermudah pegawai menyadari cara yang tepat dalam menyelesaikan pekerjaan dan memperbaiki kesalahan.
4. Iklim dan Budaya Terbuka. konsep iklim organisasi merujuk pada sejumlah karakteristik tertentu yang khas pada organisasi, yang membuatnya dapat dikenali bedanya dengan organisasi lain dan memiliki pengaruh kuat pada perilaku pegawai dan keefektifan organisasi. Dengan kata lain, berupa konsepsi dan perasaan bersama pegawai yang sesuai dengan tujuan organnisasi dengan ciri-ciri yang dapat dikenali. Orang bertalenta adalah raja, kini dan yang akan datang. Dalam pekerjaan-pekerjaan tertentu yang rumit, pegawai yang pintar dan bertalenta merupakan kunci kesuksesan organisasi. Oleh karena itu mengikat pegawai bertalenta dengan manajemen talenta yang efektif merupakan langkah penting dalam mengoptimalkan prestasi institusi, dan menciptakan kondisi organisasi yang lebih kompetitif.
   

DAFTAR PUSTAKA

Endang, S. 2023. Manajemen Sumber Daya Manusia Mengelola Potensi Untuk Keunggulan Kompetitif. Tangerang: PT Dewangnga Energi Internasional.

Fauziyah, R, N. 2022. Gap Analysis: Metode Analisis Kesenjangan yang Wajib Pebisnis Ketahui. (online). https://www.gramedia.com/best-seller/gap-analysis/. diakses tanggal 14 Maret 2024.

Hirschi, A. 2023. Apa itu Analisis Kesenjangan SDM? Cara Membuatnya (dan Mengapa Anda Perlu Melakukannya). (online) https://www.bamboohr.com/blog/hr-gap-analysis diakses tanggal 14 Maret 2024

Ifadhila. et. al. 2023. Strategi Perencanaan Sumber Daya Manusia. Jambi: PT. Sonpedia Publishing Indonesia.

iProbe, R. 2023. 5 Cara Menganalisis Gap Kompetensi di Tempat Kerja, Bisa Diatasi!. (online) https://broadwayshr.com/blog/gap-kompetensi-adalah/. diakses tanggal 15 Maret 2024.

LPM, 2023. Contoh Perencanaan SDM yang jitu, ini 4 langkah paling strategis. (online) https://lpm.uma.ac.id/contoh-perencanaan-sdm-yang-jitu-ini-4-langkah-paling-strategis/ diakses tanggal 15 Maret 2024.

Putri, S,N,I. et al. 2021. Perencanaan Sumber Daya Manusia. Medan. Yayasan Kita Menulis.

Ramadhan, et.al. 2014. Analisis Beban Kerja dan Pengukuran Gap Kompetensi Teknisi Laboratorium Umum dan Fakultas Z PTS XYZ. Jurnal Teknik Industri Itenas No. 3, Vol. 02.

Roberto, T. et al. 2022. Perencanaan Sumber Daya Manusia. Jurnal Pendidikan Tambusai, 6 (2), 11232-11240.

Sabrina.R. 2021. Manajemen Sumber Daya Manusia. Medan: Umsu Press.

Bashori, Khoiruddin. "Manajemen Talenta Untuk Mengoptimalkan Produktivitas PNS." Jurnal Kebijakan dan Manajemen PNS 6.2 November (2012).

Shaemi, Ali, Sayyed Mohsen Allameh, and Mahboobeh Askari Bajgerani. "Impact of talent management strategies on employees’ emotional intelligence in Isfahan Municipality (Iran)." Interdisciplinary Journal of contemporary research in business 3.6 (2011): 229-241.