Menilai SDM yang dimiliki Kelas Sulbar Kelompok 4

KELOMPOK 4 :

BERTHA BILIK

AFRIZAL

SRIE RAHAYU RAMLI

HILLERY OLIVIA

MENILAI SDM YANG DIMILIKI

Keuntungan menilai kondisi SDM yang ada

Penilaian kinerja atau performance appraisal dilakukan HRD untuk mengukur dan menilai kinerja karyawan di perusahaannya secara berkala. Dengan menetapkan indikator manajemen sumber daya manusia terlebih dahulu, HRD akan lebih mudah melakukan penilaian kinerja karyawan.

Langkah performance appraisal dilakukan untuk memastikan kualitas SDM di perusahaan tetap terjaga secara keseluruhan. Proses penilaian ternyata tidak hanya dilihat sebatas dari kemampuan individu untuk menyelesaikan pekerjaan, namun ada beberapa standar dan indikator lain menjadi poin krusial yang harus terpenuhi.

Nah, dengan mengukur kemampuan dan kinerja karyawan secara individu, HRD akan lebih mudah untuk melihat bagaimana cara kerja mereka di dalam tim. Karena tentu di dalam perusahaan, karyawan tidak dapat bekerja sendiri. Mereka yang memiliki kemampuan dan kualitas SDM yang bagus baik bekerja secara individu dan tim, akan lebih lama bertahan.

Selengkapnya mari kita pahami beberapa indikator manajemen sumber daya manusia yang menjadi dasar penilaian HRD terhadap kinerja karyawan.

Indikator Manajemen Sumber Daya Manusia yang Dinilai

Beberapa indikator dalam manajemen sumber daya manusia berikut ini bisa dijadikan pedoman HRD untuk mengukur serta menilai kinerja karyawan yang baik di perusahaannya.

1. Kualitas Kerja

Kualitas kerja dapat diukur dari bagaimana persepsi karyawan terhadap kualitas hasil pekerjaan yang dilakukannya, apakah optimal atau tidak. Bagaimana cara mengukur kualitas kerja yang baik? Mudah, dengan melihat durasi penyelesaian pekerjaan yang disanggupi oleh karyawan. Artinya, HRD dapat mengukur bagaimana karyawannya dapat menyelesaikan tugas yang dibebankannya secara tepat waktu sesuai instruksi yang diberikan.

Kualitas kerja juga dapat dinilai berdasarkan performance error maupun customer feedback terhadap karyawan tersebut.

2. Tanggung Jawab (Responsibility)

Penilaian SDM yang sangat erat dengan kinerja adalah bagaimana peran karyawan dalam mengambil tanggung jawab. Di perusahaan, setiap hubungan kerja profesional tentu berkaitan dengan peran dan tanggung jawab yang diemban.

Oleh karena itu, setiap karyawan tidak boleh meremehkan indikator manajemen SDM ini sebab tanggung jawab menunjukkan bagaimana kemampuan seseorang dalam menjalankan peran yang dipercayakan. Bagi karyawan yang tidak dapat menempatkan tanggung jawab di dalam perannya, maka dipastikan memiliki performa buruk di perusahaan.

3. Ketepatan Waktu

Dalam penilaian kinerja karyawan, ketepatan waktu berkaitan dengan target atau kegiatan yang berhasil dirampungkan pada awal waktu. Ketepatan waktu juga berhubungan dengan bagaimana cara karyawan dapat memaksimalkan waktu yang diberikan untuk mengoptimalkan kinerja dan kontribusinya kepada perusahaan.

4. Kehadiran atau Presensi Kerja

Aspek lain yang tidak kalah pentingnya sebagai indikator manajemen sumber daya manusia yang berkualitas adalah terkait kehadiran atau presensi kerja. Kita telah mengetahui bahwa setiap perusahaan memiliki sistem kompleks yang sudah dibangun untuk mempermudah bisnis menggaet keuntungan dalam jumlah besar.

Tentunya, tujuan perusahaan ini dapat terwujud salah satunya dengan mengharuskan seluruh karyawannya untuk hadir bekerja. Terkait cuti dan perizinan tidak masuk kerja sudah ada aturannya tersendiri untuk memastikan bisnis tetap dapat berjalan semestinya.

5. Kedisiplinan

Indikator manajemen sumber daya manusia berikutnya adalah penilaian terhadap kedisiplinan karyawan terhadap segala aspek pekerjaan. Dalam konteks ini, karyawan tidak dapat menentukan jam kerja secara sembarangan dan semaunya, karena perusahaan telah membangun sistem untuk mencapai tujuan dan menghasilkan profit.

Jika karyawan suka menunda pekerjaan dan mengulur waktu untuk menyelesaikan pekerjaan, ini dapat merugikan dirinya sendiri maupun pihak lain di perusahaan. Jadi pastikan sebagai karyawan yang mengisi posisi dan peran apa pun di perusahaan, utamakan kedisiplinan yang baik agar bisnis terus berjalan lancar.

6. Kerja Sama (Team Work)

Seperti yang sudah disebutkan beberapa kali, hampir semua perusahaan membangun sistem yang kompleks untuk dapat meraih keuntungan sebesar-besarnya. Sebagai organisasi, perusahaan tentunya merancang distribusi pekerjaan ke dalam beberapa departemen atau divisi. Saat semua karyawan dan tim mampu bekerja sama dan komitmen, maka alur kerja yang diharapkan akan berjalan dengan baik.

Bagi karyawan yang merasa mampu dan terbiasa untuk bekerja sendiri, mulai belajar untuk membangun kerja sama tim yang baik dengan rekan kerja. Mustahil sebuah perusahaan mampu mencapai profit tinggi apabila karyawan dan timnya bekerja sendiri-sendiri tanpa adanya kolaborasi.

7. Inisiatif

Penilaian kinerja terbaik akan didapatkan oleh karyawan yang mempunyai inisiatif tinggi dalam urusan pekerjaannya. Indikator manajemen sumber daya manusia ini diperlukan agar karyawan mampu mengatasi permasalahan yang tiba-tiba muncul. Jika memang profesional, seharusnya karyawan tidak bingung dan gugup untuk menemukan solusi penyelesaian masalah yang sedang dihadapi.

Cara terbaik untuk mewujudkan inisiatif ini menjadi nyata, setiap anggota tim perlu mengomunikasikan ide dan konsep dalam penyelesaian pekerjaannya. Itulah pentingnya komunikasi dan kerja sama tim untuk merealisasikan inisiatif karyawan terhadap penyelesaian tugasnya.  

8. Karakter Karyawan

Karakter menjadi indikator manajemen sumber daya manusia yang sangat penting untuk dinilai HRD. Setiap karyawan akan dilihat dan dipantau karakter pribadi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ini termasuk bagaimana karyawan dinilai kuat secara mental dan profesional untuk menjalankan semua aturan perusahaan.

Penilaian karakter juga dapat dengan mudah dilihat dari bagaimana mereka bekerja dalam sistem team work. Perusahaan akan melihat kemampuan sejauh mana karyawan mampu mengatasi semua permasalahan dan tantangan setiap harinya. Nah, karyawan dengan karakter unggul dan tahan banting, biasanya akan lebih lama bertahan.

A. SKILLS INVENTORIES

Apa itu Skill Inventory?

Skill inventory atau inventarisasi keterampilan adalah daftar kompetensi, professional skill, pendidikan, hingga pengalaman yang dimiliki seseorang. Daftar ini digunakan oleh perusahaan berbentuk database yang dapat mencatat dan melacak kompetensi karyawan secara otomatis.Inventaris skill karyawan membantu pihak manajemen dan juga HR untuk mengarahkan perusahaan tetap berfokus dalam proses rekrutmen, talent management, dan pengembangan keterampilan karyawan.Perusahaan membutuhkan inventaris skill karyawan saat ini atau calon karyawan untuk mengukur kemampuan individu dalam memenuhi goals perusahaan serta dasar pengambilan keputusan.

Apa Tujuan Dibuatnya Inventarisasi Keterampilan?

Inventarisasi skill membantu pimpinan perusahaan dan HR untuk mampu mengetahui potensi kesenjangan keterampilan atau kompetensi yang ada, mengingat dunia bisnis saat ini berubah dengan cepat dan teknologi terus berkembang.Tujuan dibuatnya inventarisasi skill dapat digunakan untuk membuat keputusan tentang employee development, talent management, dan perencanaan suksesi. Tentunya berbasis identifikasi terhadap kesenjangan kompetensi yang dimiliki setiap karyawan.Dengan data yang akurat, perusahaan dapat mengembangkan program training yang tepat, dan lebih mudah mencocokkan karyawan dengan peran pekerjaan yang sesuai dengan skill-nya.

Manfaat Skill Inventory dalam Proses Perekrutan yang Lebih Baik dan Tepat Sasaran

Manfaat perusahaan memiliki skill inventory yang lengkap dan tersusun rapi, dapat dirasakan oleh semua pihak, mulai dari tim HR hingga karyawan itu sendiri, terutama dalam konteks proses perekrutan.Sebagian besar perusahaan mempekerjakan karyawan berdasarkan skill dan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Agar tepat sasaran, proses perekrutan harus dilakukan dengan pendekatan yang mempertimbangkan skill dan level kemampuan individu. Perekrutan tidak berfokus pada pertambahan jumlah karyawan, namun dilihat dari keberhasilan perusahaan merekrut orang-orang yang kompeten dalam bekerja.Dengan bantuan inventaris skill, HR dapat lebih mudah menganalisis talent pool yang ada. HR akan mencocokkan skill yang dimiliki oleh kandidat dengan kebutuhan perusahaan. Apabila dilakukan dengan baik, maka perusahaan akan lebih mudah mengidentifikasi gap competency dan membuat keputusan tepat dalam memilih karyawan baru.

Komponen Utama Skill Berdasarkan Kategorinya

Berikut ini adalah komponen utama dalam inventarisasi keterampilan yang dikategorikan berdasarkan jenisnya

1.Technical Skills

Kemampuan teknis berkaitan dengan bidang atau industri tertentu yang sering kali dapat diukur. Contohnya termasuk kemampuan dalam bahasa pemrograman, desain grafis, analisis data, pengoperasian mesin, dan perangkat lunak.

2. Keterampilan Interpersonal atau Soft Skill

Soft skill berhubungan dengan kemampuan individu untuk bekerja dengan baik bersama orang lain. Contoh keterampilan interpersonal termasuk komunikasi, kerja tim, kepemimpinan, pemecahan masalah, dan kemampuan beradaptasi.

3. Kognitif

Kemampuan kognitif adalah mental process yang memungkinkan seseorang dalam memproses, menyimpan, dan menggunakan informasi. Skill ini sangat penting untuk pemecahan masalah, berpikir kritis, mengambil keputusan, mengembangkan kreativitas, dan memahami dunia di sekitar kita.

4. Keterampilan Pribadi atau Intrapersonal

Keterampilan intrapersonal mengacu pada kemampuan seseorang untuk memahami dan mengelola pikiran, motivasi diri, manajemen waktu, ketahanan diri, dan perilaku mereka sendiri. Ini adalah komponen kecerdasan emosional yang berperan penting dalam perkembangan pribadi seseorang.

Berbagai Tantangan Inventarisasi Skill dalam Dunia HR

Melakukan inventarisasi skill dapat menjadi tools yang berharga untuk employee management dan pengembangan bakat. Namun, ada beberapa tantangan yang terkait dalam proses ini.

1. Adanya Subjektivitas

Mengkategorikan dan mengevaluasi skill karyawan dapat bersifat subjektif. Apa yang dianggap oleh seseorang sebagai keterampilan X misalnya, mungkin pihak lain mengkategorikannya secara berbeda. Untuk meminimalkan subjektivitas ini, maka dibutuhkan standarisasi kriteria dalam penilaian keterampilan.

2. Kesulitan dalam Mengukur Keterampilan

Beberapa karyawan mungkin tidak menyadari keterampilan yang mereka miliki secara keseluruhan. Kondisi ini memungkinkan HR kesulitan dalam mengukur keterampilan karyawan bahkan dianggap tidak relevan dengan peran pekerjaannya saat ini. Akibatnya, inventaris skill yang ada tidak memberikan gambaran kemampuan seseorang yang lengkap atau bersifat abstrak.

3. Tantangan Teknologi yang Berkembang

Mengelola data inventaris skill bisa menjadi tantangan tersendiri bagi HR karena teknologi yang terus berkembang. Menerapkan software system yang sesuai dengan ukuran perusahaan sangatlah penting agar proses pengarsipan dan pengambilan data dapat dilakukan secara otomatis.

HR perlu untuk melakukan koordinasi dan kolaborasi antar departemen untuk memastikan inventaris keterampilan terintegrasi dengan sistem HR management. Tujuannya agar data dapat digunakan secara efektif untuk workforce planning, pelatihan, dan pengembangan karier.

4. Perubahan Kebutuhan Keterampilan akibat Tren Industri

Dalam dunia tenaga kerja yang berkembang pesat saat ini, skill dapat dianggap ketinggalan zaman, sehingga dibutuhkan skill baru yang fresh. Tantangan HR dalam konteks ini adalah memastikan agar inventaris skill tetap selaras dengan perubahan tren industri yang signifikan.

Terlepas dari tantangan-tantangan yang dihadapi HR, melakukan inventarisasi keterampilan dapat menambah wawasan berharga mengenai tenaga kerja, membantu pengembangan bakat, succession planning, dan proses pengambilan keputusan yang strategis.

Kunci menghadapi berbagai tantangan di atas mulai dari menggabungkan teknologi, komunikasi, serta komitmen terhadap pemeliharaan dan validasi data yang berkelanjutan.

Cara Efektif Membuat Skills Inventory

Membuat inventaris skill karyawan harus dilakukan dengan teliti dan berhati-hati. Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan HR untuk membuat inventaris keterampilan yang bagus untuk bisnis.

1. Tentukan Tujuan Membuat Inventaris Skill

Sebelum memulai membuat inventaris skill, tentukan apa tujuannya. Misalnya, inventaris skill akan digunakan untuk merencanakan program pelatihan, mendukung pertumbuhan perusahaan, atau mengembangkan proses perekrutan yang lebih efektif.

2. Putuskan Skill Mana yang akan Dimasukkan

Setelah menentukan tujuannya, putuskan komponen skill mana yang akan disertakan di dalamnya. Bisa berupa soft skill seperti kemampuan komunikasi, atau keterampilan teknis seperti bahasa pemrograman.

3. Mengevaluasi Level Keahlian Karyawan

Sebelum menyiapkan inventaris skill, lakukan penilaian dan evaluasi keterampilan karyawan, termasuk level keahliannya. Langkah ini penting untuk mengetahui kapasitas tenaga kerja, sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat.

Proses assessment ini bisa menggunakan pre-employment skill test atau sesi tatap muka untuk berkomunikasi dengan karyawan serta mempelajari kelebihan dan kekurangan mereka.

4. Mencatat Temuan

Berikutnya, buatlah daftar nama karyawan dan keterampilan yang dimiliki masing-masing. Cara untuk mencatat informasi berdasarkan assessment bisa menggunakan tabel atau bullet list. Pastikan informasi dicatat dengan jelas dan akurat.

5. Membuat Matriks Keterampilan untuk Menggambarkan Skill Karyawan

Buatlah matriks keterampilan untuk merepresentasikan skill karyawan dengan sekilas. Bisa menggunakan diagram batang, grafik, spreadsheet, dan tabel untuk menunjukkan karyawan yang terampil. Ini akan membantu HR untuk mengambil keputusan yang lebih cepat karena informasi sudah terhimpun dengan baik.

Baca juga: Matriks Kompetensi Karyawan Penting untuk Proyek yang Sukses

Setelah dokumen dan matriks keterampilan jadi, maka pastikan dokumen skill inventory dapat diedit untuk diperbarui secara berkala apabila terdapat perubahan. Pastikan inventarisasi skill dapat diakses dengan mudah dan jelas serta diarsipkan dengan baik.

B. PERFORMANCE EVALUATIONS

Apa itu Performance Evaluations?

Performance evaluation, atau yang banyak dikenal dengan performance review atau employee appraisal adalah salah satu pendekatan yang mana performa kerja seorang karyawan akan didokumentasikan dan juga dievaluasi. Penilaian performa atau kinerja adalah salah satu bagian dari pengembangan karir yang di dalamnya terdiri dari tinjauan rutin yang dilakukan oleh karyawan dari suatu perusahaan. Penilaian tersebut akan dilakukan secara berkala. Evaluasi tersebut dilakukan agar perusahaan mampu memberikan umpan balik atau pekerjaan karyawan, menentukan besaran tingkat kenaikan gaji dan bonus, sampai dengan keputusan pemutusan hubungan kerja.

Jenis Evaluasi Kinerja

Berikut ini adalah jenis-jenis performance evaluation yang sering digunakan dalam proses evaluasi kinerja karyawan.

1. Self-appraisal. Jenis ini adalah penilaian diri sendiri yang dilakukan oleh karyawan. Mereka akan menilai performa mereka sendiri berdasarkan pencapaian target yang telah ditetapkan.
2. Employee-initiated review. Penilaian yang diinisiasi oleh karyawan adalah proses dimana karyawan meminta umpan balik dari atasan atau rekan kerjanya. Proses ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan masukan dan saran dari orang-orang yang bekerja dengan mereka.
3. Penilaian tradisional. Ini adalah proses evaluasi kinerja yang dilakukan oleh atasan langsung karyawan. Penilaian ini mencakup aspek-aspek seperti kualitas kerja, produktivitas, dan kemampuan untuk bekerja sama dalam tim.
4. Feedback 360 derajat. Metode evaluasi performa ini melibatkan berbagai pihak yang terlibat dalam pekerjaan karyawan, termasuk atasan, rekan kerja, dan bahkan karyawan itu sendiri. Proses ini memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang performa karyawan.

Fungsi dan Tujuan Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja adalah alat yang penting dalam manajemen SDM yang dapat berguna untuk membantu membuat berbagai keputusan. Berikut ini adalah beberapa fungsi evaluasi kinerja yang perlu Anda ketahui.

1. Evaluasi Kinerja Karyawan

Fungsi utama dari performance evaluation adalah untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Dalam proses ini, manajemen dapat menilai seberapa baik karyawan menjalankan tugasnya, serta mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Penilaian kinerja yang objektif dan tepat dapat membantu manajemen membuat keputusan terkait kenaikan gaji, promosi, atau bahkan pemecatan. Evaluasi yang baik juga dapat memberikan umpan balik yang berguna bagi karyawan untuk meningkatkan kinerjanya pada masa depan.

2. Menentukan Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan

Dengan menilai kinerja karyawan secara objektif, manajemen dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan oleh karyawan tersebut. Hal ini penting untuk membantu karyawan meningkatkan kinerjanya pada masa depan sehingga organisasi dapat mencapai tujuannya dengan lebih efektif. Pelatihan dan pengembangan yang tepat dapat membantu karyawan memperoleh keterampilan baru yang berguna dalam melaksanakan tugasnya.

3. Mengukur Kesesuaian antara Karyawan dan Pekerjaan

Evaluasi performa juga dapat digunakan untuk mengukur kesesuaian antara karyawan dan tanggung jawabnya dalam perusahaan. Dalam proses ini, manajemen dapat menentukan apakah karyawan tersebut cocok dengan tugas yang diemban atau tidak. Jika dirasa tidak cocok, manajemen dapat mempertimbangkan untuk memindahkan karyawan tersebut ke posisi yang lebih sesuai dengan kemampuannya. Ini dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan dan menghindari kegagalan dalam pencapaian tujuan organisasi.

4. Menentukan Reward dan Pengakuan

Evaluasi kinerja dapat membantu untuk menentukan reward dan pengakuan bagi karyawan yang berhasil mencapai target yang ditetapkan. Hal ini dapat meningkatkan motivasi karyawan untuk bekerja lebih baik pada masa depan. Reward dan pengakuan yang diberikan dengan tepat dapat membantu karyawan merasa lebih dihargai dan diakui atas kontribusinya terhadap organisasi.

5. Meningkatkan Hubungan antara Atasan dan Bawahan

Dalam evaluasi kinerja, atasan akan langsung memberikan umpan balik yang berguna untuk meningkatkan kinerja karyawan. Hal ini dapat membantu meningkatkan hubungan antara atasan dan bawahan, serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis. Atasan yang memberikan umpan balik secara tepat dapat membantu karyawan merasa didengar dan dihargai oleh manajemen.

Tujuan dilakukannya evaluasi kinerja adalah untuk melakukan evaluasi pada tiap karyawan. Nantinya, proses evaluasi akan berhubungan dengan kinerja dan produktivitasnya di masa yang akan datang. Bila karyawan memiliki nilai yang kurang ia bisa tahu bagaimana ia harus membuat perbaikan pada kinerjanya. Selain itu, perusahaan juga bisa menggunakan penilaian kinerja ini sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi, bonus ataupun bisa juga sebagai dasar untuk penurunan jabatan dan pemutusan hubungan kerja.

Tahapan Proses Evaluasi Kinerja

1. Menetapkan Standar Kinerja

Proses evaluasi kinerja dimulai dari penetapan standar kinerja. Manajer harus menentukan prestasi, keterampilan maupun output apa yang akan dievaluasi. Standar-standar kinerja ini harus dimasukan ke dalam analisis jabatan (job analysis) dan deskripsi jabatan (job description). Standar kinerja juga harus jelas dan objektif agar mudah dipahami dan dapat diukur.

Hal ini tidak boleh diungkapkan secara samar-samar seperti “pekerjaan yang baik” atau “kualitas kerja yang baik”, karena tidak dapat menegaskan standar kinerja dengan jelas.

2. Mengkomunikasikan Standar Kinerja yang diharapkan ke Karyawan

Setelah standar kinerja ditetapkan, perlu dikomunikasikan kepada masing-masing karyawan sehingga karyawan-karyawan tersebut mengetahui apa yang perusahaan harapkan dari mereka. Tidak adanya komunikasi akan mempersulit penilaian kinerja. Komunikasi harus bersifat 2 arah, artinya manajemen harus mendapatkan feedback dari karyawannya mengenai standar kinerja yang ditetapkan untuknya.

3. Mengukur Kinerja yang Nyata

Tahap evaluasi kinerja yang ketiga adalah mengukur kinerja nyata atau aktual kinerja berdasarkan informasi-informasi yang tersedia dari berbagai sumber seperti pengamatan, laporan statistik, laporan lisan maupun laporan tertulis. Perlu diingatkan bahwa pengukuran pada kinerja harus objektif berdasarkan fakta dan temuan, tidak boleh memasukan perasaan ke dalam pengukuran kinerja ini.

4. Bandingkan Kinerja Nyata dengan Standar yang Ditentukan

Pada tahap ini, kinerja nyata atau kinerja aktual dibandingkan dengan standar yang ditentukan sebelumnya. Perbandingan ini akan mengungkapkan penyimpangan antara kinerja aktual dengan standar kinerja.

5. Diskusikan Hasil Penilaian dengan Karyawan

Langkah ini merupakan salah satu tugas yang paling menantang yang harus dihadapi oleh manajer karena harus menyajikan penilaian yang akurat sehingga karyawan yang bersangkutan menerima hasil penilaian tersebut. Diskusi tentang penilaian ini memungkinkan karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya serta dampaknya terhadap kinerjanya di masa yang akan datang. Dampaknya mungkin positif maupun negatif tergantung pada penilaian yang disajikan.

6. Mengambil Tindakan Korektif (Tindakan Perbaikan)

Langkah terakhir pada proses evaluasi adalah mengambil tindakan korektif (perbaikan) apabila diperlukan. Jika terjadi penyimpangan antara standar kinerja dengan kinerja aktual karyawan dan telah dikomunikasikan dengan baik antara kedua pihak, maka pihak perusahaan maupun karyawan harus mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerjanya.Jelaskan keuntungan menilai kondisi SDM yang ada.

Penilaian Kinerja Karyawan SDM

Berbicara mengenai penilaian kinerja karyawan, menarik pemikiran pada aspek dasar yang harus dimiliki karyawan dalam perusahaan.

Langkah ini dilakukan untuk memastikan kualitas SDM secara keseluruhan. Disini, penilaian tidak hanya dilihat dari kemampuan karyawan menyelesaikan pekerjaan, tetapi terdapat standar lain yang menjadi titik krusial yang harus terpenuhi dengan baik.

Misalnya saja, kemampuan Anda dalam melakukan kinerja tim. Dalam sebuah perusahaan, Anda tidak akan bekerja sendirian. Pasti terdapat beberapa devisi yang saling keterkaitan. Bagi Anda yang tidak suka dengan sistem kerja tim, tentu akan merasa sulit untuk melakukannya.

Meskipun begitu, bukan berarti Anda tidak dapat melakukannya. Kesanggupan Anda dalam menjalin kerjasama dengan setiap devisi bakal menjadi nilai plus yang membuat karyawan diakui. Sedangkan bagi mereka yang tidak bisa menyeimbangkan sistem kerja tim, sudah bisa dipastikan tak akan bertahan lama dalam sebuah perusahaan. Bagaimanapun tidak bisa dimungkiri bahwa sekarang, hampir semua perusahaan menjalankan operasional secara tim. Beberapa sumber menjelaskan, kerjasama dianggap menjadi basic bisnis berjalan dengan lancar. Lebih jelasnya, berikut 10 indikator penilaian kinerja karyawan yang perlu Anda persiapkan:

• Tanggung jawab

Penilaian pertama akan diarahkan pada peran Anda dalam mengambil tanggungjawab. Setiap dari Anda pasti tahu, bahwa dalam sebuah hubungan kerja pasti terdapat peran yang perlu diambil. Hal serupa akan berlaku sangat ketat diberbagai perusahaan. Karyawan tidak boleh menyepelekan konteks ini, sebab penilaian dasar yang akan dilakukan adalah kemampuan Anda dalam menyelesaikan semua peranan yang telah diberikan. Bagi karyawan yang tidak menempatkan peran sesuai pada aturannya, sudah jelas Anda akan tidak akan dianggap dalam perusahaan tersebut.

• Disiplin

Selanjutnya, karyawan juga akan dilihat dari kedisiplinannya. Anda tidak bisa melakukan hal dan menentukan jam kerja seenaknya, sebab perusahaan mempunyai sistem yang terus berputar untuk menghasilkan keuntungkan. Apabila Anda berani mengulur waktu, tentu saja dampak negatifnya bukan hanya terjadi pada diri sendiri. Melainkan terdapat pihak lain yang bakal sangat dirugikan. Konteks tersebut tentu saja penting, terutama bagi Anda yang merasa selalu lalai dengan deadline pekerjaan yang harus terselesaikan setiap harinya. Sedangkan bagi Anda yang tidak mau terikat dengan aturan semacam ini, sudah saatnya Anda keluar dan mencoba mendirikan bisnis sendiri.

• Kualitas pekerjaan

Penilaian kinerja karyawan tentu tidak akan lepas dari kualitas pekerjaan. Sudah bisa dipastikan, aspek ini menjadi hal utama yang sangat diperhatikan. Bagi Anda yang berhasil menyelesaikan pekerjaan dengan baik serta sesuai ketepatan waktu. Otomatis, Anda masuk sebagai karyawan yang diprioritaskan. Bagi perusahaan yang memiliki sistem jenjang karir, tentu Anda dengan kualitas seperti ini akan mudah mendapat promosi. Bukankah Anda selalu percaya, bahwa setinggi-tingginya pangkat dalam perusahaan tetap saja Anda adalah karyawan yang bakal terus mendapat evaluasi. Jadi, persiapkan diri untuk mengikuti aturan perusahaan dengan baik.

• Jumlah hasil

Berikutnya, karyawan juga akan dilihat kemampuannya dari kuantitas hasil yang diperoleh. Setiap perusahaan memiliki tipe dan jenis yang berbeda-beda. Bagi Anda yang masuk dibagian produksi, tentu penilaian tidak hanya berhenti pada kemampuan tim dalam menciptakan produk berkualitas. Tetapi karyawan juga akan dinilai sesuai jumlah produk yang dihasilkan.

• Kehadiran atau presensi

Aspek lain yang juga masuk pada penilaian kinerja karyawan adalah presensi atau kehadiran. Seperti yang sudah dijelaskan, perusahaan berisi sistem kompleks yang telah dirancang untuk menghasilkan keuntungan dalam jumlah tinggi. Keadaan ini yang kemudian, mengharuskan semua karyawan selalu hadir. Apabila Anda terpaksa libur, diharapkan mengajukan izin sesuai aturan yang berlaku.

• Kerjasama

Diawal sudah dijelaskan, bahwa hampir semua perusahaan menempatkan diri sebagai organisasi yang berfokus pada keuntungan. Sama seperti lembaga organisasi lain yang dipenuhi dengan berbagai divisi, perusahaan juga sering membagi tugas karyawan dalam divisi masing-masing. Alurnya akan berjalan dengan baik, ketika semua karyawan mampu melakukan kerjasama tim. Tidak mungkin perusahaan mencapai target profit, jika setiap divisi berjalan sendiri-sendiri. Nha, bagi Anda yang terbiasa bekerja secara individual. Pastikan untuk mulai belajar bekerja tim. Pada dasarnya, tidak ada yang sulit ketika Anda memperlancar komunikasi antar anggota.

• Inisiatif

Selanjutnya, karyawan dengan penilaian terbaik akan memiliki inisiatif tinggi. Inisiatif sendiri diperlukan untuk menyelesaikan permasalahan yang tiba-tiba muncul. Sebagai karyawan profesional, Anda seharusnya tidak perlu bingung mencari solusi pemecahan masalah yang ada. Jika Anda merasa mampu, tapi tidak terlalu paham dengan konsep yang harus dilakukan. Silakan berinisiatif untuk mengomunikasikannya dengan anggota tim. Sampai disini, Anda bakal melihat bahwa kerjasama memiliki manfaat besar dalam sebuah perusahaan. Fokusnya tentu saja bukan tentang profit, namun terdapat hal lain yang bakal Anda dapatkan dari sistem kerja tim.

• Leadership

Leadership atau kepemimpinan selalu dibicarakan dalam berbagai organisasi. Pembahasan mengenai tema ini semakin kuat, ketika melibatkan jumlah profit yang cukup tinggi. Artinya, perusahaan besar biasanya akan memiliki sosok pemimpin yang mempunyai sikap kepemimpinan yang luar biasa. Hal itu bisa dipastikan, sebab tidak mungkin perusahaan raksasa bakal bertahan lama, apabila pemimpinnya tak mempunyai semangat juang lebih. Nha, karakteristik leadership bisa dimiliki siapa saja. Artinya, karyawan dengan sikap kepimpinan yang baik akan lebih mudah menjalankan kerja tim. Setidaknya, Anda tak perlu bekerja sendirian karena anggota tim lain siap bekerja sesuai arahan.

• Perilaku

Setiap orang mempunyai kecenderungan berperilaku sesuai karakternya. Meskipun begitu, perilaku masih bisa dirubah. Itu kenapa, teguran untuk karyawan dengan perilaku baik biasanya akan berujung pada perbaikan. Sedangkan, bagi karyawan yang terpenuhi dengan karakter yang kurang baik. Sulit bagi perusahaan mengubahnya, sebab mereka memiliki pandangan tersendiri mengenai sikap yang dilakukan. Jadi, cenderung mereka tidak mau disalahkan. Apakah perilaku buruk karyawan di perusahaan bisa dimaafkan? Penentuannya, tergantung pada aturan perusahaan tersebut. Jika dirasa perilaku yang dilakukan bukan hal yang bisa mengurangi keuntungan, mungkin Anda masih diberi kesempatan.

• Karakter

Penilaian kinerja karyawan yang tidak kalah penting adalah karakter. Anda bakal dilihat secara kekuatan mental, bagi Anda yang bertahan dengan semua aturan perusahaan. Berarti sudah bisa dikatakan, bahwa Anda masuk kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. Sampai disini, pihak manajemen bakal melihat lebih lanjut terkait karakter yang karyawan miliki. Sebenarnya, penilaian terkait karakter seseorang bisa dilihat dengan mudah karena perusahaan memiliki sistem kerja tim. Selain itu, bisa dipastikan setiap divisi mempunyai permasalahan setiap harinya. Secara tidak langsung, perusahaan bakal melihat sejauh mana karyawan mampu menghadapi semua tantangan tersebut. Biasanya, karyawan dengan karakter unggul yang bakal bertahan. Meskipun terdengar mudah, tidak jarang ranah pekerjaan melibatkan berbagai aspek yang tak mudah untuk dipahami. Hal ini terjadi karena manusia memiliki konsep lebih kompleks dari apa yang dibayangkan.

Kendala Melakukan Performance Evaluation

Momen Performance Evaluation adalah momen yang penting bagi perusahaan maupun karyawan. Dari sisi karyawan, penilaian ini adalah momen horor yang menambah stres pekerjaan. Sementara itu, dari sisi HR pun, Performance Evaluation adalah hajat yang memakan banyak waktu kerja.

1. Performance Evaluation menambah beban stres

Dari sebuah studi yang dilakukan oleh Adobe, disebutkan bahwa 57% responden merasa Performance Evaluation membuat mereka bersaing dengan rekan kerjanya.

Selain itu, ada 61% responden yang merasa manajer menunjukkan favoritism dalam Performance Evaluation yang dilakukan.

2. Performance Evaluation menghabiskan banyak waktu

Hal ini diakui baik oleh para manajer maupun karyawan. Dari temuan studi Adobe tahun 2016, ditemukan ada 72% responden karyawan yang merasa Performance Evaluation menghabiskan waktu kerja mereka untuk mempersiapkannya. Untuk level manajer, jumlahnya lebih tinggi lagi. Ada 88% responden di tingkat manajerial yang menyebut Performance Evaluation menghabiskan waktu.

3. Kehilangan talenta terbaik

Jika tidak dimainkan dengan benar, alih-alih bisa meningkatkan kinerja perusahaan, Performance Evaluation akan menjadi salah satu alasan karyawan mengundurkan diri. Masih dari studi yang sama, ditemukan bahwa karyawan milenial cenderung menghindari penilaian yang terstruktur. Tentunya, hal ini menjadikan pengembangan Performance Evaluation yang efektif dan bisa menjawab kendala sebelumnya menjadi semakin urgen lagi.

Tips Melakukan Performance Evaluation yang Efektif

Ada beberapa tahapan yang bisa dilakukan untuk mengembangkan sistem Performance Evaluation yang efektif di perusahaan.

1. Memisahkan review kinerja dan review kenaikan gaji

Betul bahwa review kinerja menjadi salah satu komponen dalam review kenaikan gaji. Namun demikian, keduanya memiliki tujuan yang berbeda. Review kinerja tujuan utamanya adalah memantau kemampuan profesional masing-masing karyawan, kelebihan dan kekurangannya. Sementara review kenaikan gaji, cenderung punya komponen lain yang lebih luas, seperti misalnya kondisi perusahaan. Bukan semata bergantung pada kinerja karyawan. Selain itu, review kenaikan gaji juga biasanya butuh waktu yang lebih panjang.

2. Tetapkan KPI (Key Performance Indicator)

Kita tentu tidak bisa melakukan evaluasi tanpa target. Tanpa target, lalu apa yang akan kita gunakan untuk membandingkan dengan kinerja yang dicapai? Oleh karena itu, sebelum melakukan evaluasi, penting sekali untuk masing-masing manajer divisi untuk menentukan KPI. Pastikan KPI yang dibuat adalah sesuatu yang objektif dan terukur. Yang paling mudah adalah dengan menggunakan angka. Divisi sales misalnya, harus bisa menjual Rp600 juta setiap bulannya. Atau marketing harus bisa mendatangkan 2000 leads. Dengan begitu, ketika evaluasi tiba, tidak ada yang merasa ada favoritism karena semua target dan pencapaian objektif dan jelas.

3. Pastikan semua karyawan memahami KPI

Yang tak kalah penting berikutnya adalah memastikan KPI ini diketahui oleh setiap karyawan di divisi. Komunikasi menjadi penting. Manajer yang sudah menentukan KPI bisa menyampaikan ke masing-masing karyawan. Dengan begitu, karyawan juga merasa pekerjaan yang dilakukan punya tujuan bukan seperti jalan di tempat di atas treadmill. Hal ini juga penting untuk menyiapkan karyawan ketika masa penilaian tiba. Tentu karyawan akan merasa tidak adil jika tidak tahu apa KPI yang mesti dicapai namun ketika penilaian mendapatkan cap kurang produktif.

4. Performance Evaluation yang objektif

Performance Evaluation yang dilakukan mesti berdasar fakta yang terjadi di lapangan. Hal ini artinya, perusahaan butuh instrumen untuk memastikan fakta yang ada dilaporkan dengan akurat. Ada beberapa metode yang bisa dilakukan untuk memastikan pelaksanaan yang objektif ini. Metode menjadi perhatian penting mengingat kita ingin menjadikannya sebagai katalis untuk kinerja perusahaan, bukan malah sebaliknya. Salah satu metode yang bisa diterapkan dan biasa kita temui adalah 360-feedback review. Keunggulan metode ini adalah menghilangkan kemungkinan bias dari manajer, karena review diberikan dari segala arah termasuk dari sesama rekan kerja. Software HRIS Mekari Talenta juga sudah terintegrasi dengan sistem Performance Evaluation yang akan membantu proses penilaian kinerja karyawan di perusahaan dengan lebih mudah. Salah satu metode yang tersedia di Mekari Talenta adalah 360-feedback review ini, yang membantu baik karyawan maupun perusahaan mengetahui kinerja karyawan secara menyeluruh. Fitur penilaian kinerja Mekari Talenta konsisten dan mengedepankan keadilan karena memiliki review calibration di mana proses penilaian akhir karyawan akan dikalibrasi secara otomatis menyesuaikan feedback yang diterima. Di dalam aplikasi Mekari Talenta juga ada fitur KPI management tools yang memastikan masing-masing manajer di tiap divisi sudah menentukan KPI-nya. Selain itu, karyawan juga bisa mengakses informasi ini dengan mudah dari aplikasi.

C. SUCCESSION PLANNING

Succession Planning atau perencanaan suksesi adalah strategi antisipatif yang dilakukan perusahan guna mencegah kosongnya posisi penting di perusahaan. Succession atau suksesi sendiri merupakan sebuah istilah yang sering dipakai pada perubahan struktur organisasi perusahaan.

Secara definisi, succession planning atau perencanaan suksesi adalah strategi antisipatif yang dilakukan perusahan guna mencegah kosongnya posisi penting di perusahaan. Succession atau suksesi sendiri merupakan sebuah istilah yang sering dipakai pada perubahan struktur organisasi perusahaan.

Dengan demikian, praktik succession planning mengacu pada segala usaha yang dapat dilakukan untuk mengembangkan  potensi, talenta, serta kemampuan karyawannya dan memoles atau mempersiapkan mereka untuk siap mengampu tanggung jawab yang lebih berat ke depannya.

Mengapa perusahaan saya perlu melakukan succession planning?

Bayangkan jika posisi manajerial serta peran-peran strategis lainnya di perusahaan Anda kosong mendadak dengan alasan apa pun. Jika staf atau peran-peran eksekutor dapat digantikan sementara oleh manajer, tentu hal ini tidak berlaku kebalikannya. Tidak semua staf dapat menggantikan peran manajerial tanpa dipersiapkan terlebih dahulu.

Tentu, Anda dapat segera merekrut kandidat dari luar perusahaan untuk mengisi kekosongan tersebut. Tetapi faktanya, proses rekrutmen seringkali membutuhkan persiapan dan waktu. Belum lagi kesulitan dalam menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan.

Menurut laporan SHRM yang berjudul The Global Skills Shortage, terbit pada 2018, sebanyak 83% perekrut merasa kesulitan menemukan kandidat yang sesuai dengan deskripsi serta kebutuhan rekrutmen.

Alasan dan data yang disebut di atas menunjukkan pentingnya perusahaan untuk melakukan succession planning.

Manfaat succession planning bagi perusahaan

Setelah mengetahui apa itu succession planning serta alasan antisipatif mengapa perusahaan perlu menerapkannya, ada beberapa manfaat yang dapat Anda dapat, yaitu sebagai berikut.

1. Menurunkan tingkat turnover karyawan

Succession planning membuat karyawan melihat bahwa ada jenjang karier yang lebih menjanjikan dibandingkan yang mereka sedang kerjakan sekarang. Karyawan akan menjadi terpicu untuk terus melakukan yang terbaik dalam setiap pekerjaan mereka dan tekun dalam memperkaya dan mengembangkan diri. Dengan harapan, mereka dapat naik satu posisi lebih tinggi dalam tangga karier.

2. Meningkatkan kinerja

Dengan menerapkan succession planning, karyawan Anda akan dibekali dengan ilmu serta kerangka berpikir yang dibutuhkan untuk naik level. Pelatihan dan pembekalan ini juga akan membawa manfaat bagi perusahaan Anda di masa sekarang, tidak hanya di masa depan.

3. Rekrutmen yang lebih efektif secara waktu dan biaya

Rekrutmen bukanlah proses yang singkat. Mulai dari mengiklankan lowongan pekerjaan, menyaring CV dan surat lamaran, mengadakan wawancara, pemberian tugas, baru berakhir pada penentuan keputusan. Belum lagi, pelatihan yang dibutuhkan ketika para karyawan tersebut baru mulai bergabung di perusahaan.

Jika terjadi regenerasi dimana posisi manajerial digantikan oleh karyawan perusahaan Anda, tentu akan lebih menghemat waktu dan biaya. Ditambah lagi, karyawan yang sudah bergabung tentu sudah mengantongi banyak insight tentang industri perusahaan. Mereka pun sudah terbiasa dengan alur kerja yang selama ini dinilai efisien bagi perusahaan, sehingga tidak membutuhkan waktu adaptasi. Hal ini dapat menjadi salah satu usaha dalam membuat proses rekrutmen yang lebih efektif.

Cara melakukan succession planning

Dalam memulai program succession planning, Anda dapat berangkat dari proses identifikasi peran-peran yang membutuhkan penerus atau suksesor. Peran-peran yang dimaksud tidak terbatas hanya untuk C level saja, melainkan juga manajer pada divisi lain yang memiliki performa baik. Misalnya, sales atau customer service.

Kemudian, mulai perhatikan staf yang mempunyai bibit-bibit kemampuan atau karakter yang mumpuni untuk naik level. Anda mungkin perlu menjadwalkan sesi one-on-one terlebih dahulu untuk mengetahui rencana karier jangka panjang mereka. Pastikan agar rencana Anda untuk menjadikan mereka penerus di masa depan sejalan dengan rencana pribadi mereka.

Setelah itu, berikan mentorship atau bahkan program pelatihan tambahan bagi mereka. Pastikan porsi pelatihan mereka sedikit lebih intens atau lebih banyak dibandingkan dengan karyawan lainnya. Misalnya, memberikan kepercayaan untuk calon penerus ini untuk menjadi penanggungjawab akan suatu acara internal perusahaan yang berhubungan dengan divisi mereka. Berikan mereka pengalaman untuk memimpin tanpa mengorbankan keberlangsungan operasional sehari-hari bisnis.

Hasil pengamatan Anda mengenai hal-hal tersebut di atas dapat Anda integrasikan ke dalam proses rekrutmen Anda. Perhatikan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh peran-peran manajerial yang membutuhkan penerus. Misalnya, mengikuti perkembangan tren, berpikir kritis, dan lain sebagainya. Cari karakter-karakter ini dalam diri kandidat yang ingin Anda rekrut.

Kemampuan dapat dilatih seiring bertambahnya jam terbang, namun karakter lebih langka. Tidak ada salahnya untuk memproyeksikan masa depan suatu kandidat meski posisi yang akan mereka isi adalah posisi staf.

Succession planning merupakan program yang dijalankan dalam jangka panjang, seperti yang tercermin dari langkah terakhir di paragraf sebelumnya. Dapat disimpulkan bahwa peduli akan kinerja karyawan memang penting, tapi peduli mengenai perkembangan mereka juga tidak kalah penting.

Bagaimana Perusahaan Dapat Melakukan Succession Planning dengan Tepat?

Melakukan succession planning yang tepat membutuhkan strategi dan langkah-langkah yang terencana. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai cara perusahaan dapat melakukan succession planning dengan tepat:

1. Mengidentifikasi Posisi Strategis dalam Perusahaan

Tahap pertama dalam succession planning adalah mengidentifikasi posisi strategis yang masih perlu perusahaan kamu isi. Dengan mengidentifikasi posisi strategis ini, kamu dapat membuat rencana dan kualifikasi orang-orang yang layak mengisi posisi tersebut.

2. Mempersiapkan Calon-Calon Pemimpin

Tahap selanjutnya dalam succession planning adalah mengidentifikasi dan mempersiapkan calon-calon pemimpin potensial di dalam perusahaan.

Hal ini dapat dilakukan dengan mengidentifikasi karyawan-karyawan yang memiliki kualitas kepemimpinan, kemampuan berkomunikasi yang baik, inisiatif, dan kemampuan untuk mengatasi tantangan.

Selain itu, perusahaan juga dapat menggunakan alat evaluasi seperti penilaian kinerja, pengamatan langsung, atau wawancara untuk memastikan bahwa calon-calon pemimpin tersebut memenuhi persyaratan yang diperlukan.

3. Pergantian Kepemimpinan

Succession planning harus melibatkan pemetaan perencanaan suksesi untuk posisi-posisi kunci dalam perusahaan.

Hal ini berarti perusahaan perlu menentukan kapan dan bagaimana pemimpin saat ini akan digantikan oleh calon pemimpin yang telah dipersiapkan.

Proses pergantian kepemimpinan harus dilakukan dengan cara yang terstruktur dan terencana, dengan mempertimbangkan pengalaman, keterampilan, dan kemampuan kepemimpinan calon pengganti.

Pergantian kepemimpinan yang mulus akan memastikan kelanjutan operasional yang stabil dan transisi yang efektif.

4. Rekrut Tenaga Profesional

Meskipun succession planning lebih fokus pada pengembangan karyawan internal, tetapi ada situasi di mana perusahaan perlu merekrut tenaga profesional dari luar.

Ini terutama terjadi ketika tidak ada calon pemimpin internal yang memenuhi persyaratan atau ketika perusahaan mengalami perubahan yang signifikan dalam kebutuhan kompetensi dan keterampilan kepemimpinan.

Dalam hal ini, perusahaan harus melakukan pencarian dan seleksi tenaga profesional yang sesuai dengan posisi kepemimpinan yang dibutuhkan. Namun, upaya untuk merekrut tenaga profesional dari luar harus selalu diiringi dengan langkah-langkah untuk mengembangkan bakat internal.

5. Implementasikan Training Kepemimpinan

Training kepemimpinan merupakan komponen penting dalam succession planning. Perusahaan perlu menyediakan program pelatihan yang sesuai untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan calon-calon pemimpin.

Pelatihan tersebut dapat mencakup pengembangan komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen waktu, kepemimpinan tim, dan keterampilan strategis lainnya. Training juga dapat mencakup aspek kepemimpinan yang spesifik untuk industri atau bidang bisnis perusahaan.

Melalui pelatihan ini, calon pemimpin dapat meningkatkan kemampuan mereka dan mempersiapkan diri untuk mengambil peran kepemimpinan yang lebih besar pada masa depan.

DAFTAR PUSTAKA

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU.https://lpm.uma.ac.id/9-indikator-manajemen-sumber-daya-manusia-yang-dinilai-hrd/

https://broadwayshr.com/blog/skill-inventory/

https://manajemenkinerja.com/2021/04/penilaian-kinerja-karyawan-dan-sdm/

Vania. 2021. https://employers.glints.com/id-id/blog/apa-itu-succession-planning/

https://recruitfirst.co.id

https://employers.glints.com/id-id/blog/memahami-key-performance-indicator-kpi-di-perusahaan