RENCANA SUKSESI PERUSAHAAN (PT. JakLingko Indonesia)

BAGAIMANA MELAKUKAN RENCANA SUKSESI SEBUAH ORGANISASI/PERUSAHAAN

(PT. JakLingko Indonesia)

Ditulis Oleh Musrif Asni dan Nurul Febriyanti

Rencana suksesi adalah proses strategis untuk mengidentifikasi dan mengembangkan pemimpin masa depan organisasi agar tidak terjadi kekosongan/ kesenjangan dan transisi kepemimpinan berjalan lancar.

Rencana suksesi untuk sebuah perusahaan sangat penting untuk memastikan kelangsungan dan stabilitas operasional perusahaan di masa depan. Dengan melakukan rencana suksesi yang terstruktur dan terfokus, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki karyawan yang terlatih dan siap untuk mengisi posisi kunci di masa depan, sehingga menjaga kontinuitas operasional dan kesuksesan jangka panjang perusahaan.

Suksesi merupakan hal penting dalam perjalanan sebuah organisasi (perusahaan). Kegagalan dalam perencanaan suksesi akan berdampak buruk bagi organisasi, tidak peduli seberapa besar dan kokohnya organisasi tersebut. Di dalam organisasi, suksesi adalah sebuah keniscayaan yang akan terjadi, yang dikarenakan adanya perubahan posisi/jabatan, adanya pegawai yang meninggalkan organisasi atau naik jabatan, sehingga meninggalkan posisi kosong. Posisi yang kosong tersebut tentu harus segera diisi oleh pegawai baru agar organisasi tetap dapat berjalan dengan baik.

Banyak permasalahan akan muncul, jika organisasi tidak memiliki perencanaan suksesi yang baik dan matang. Hal ini tidak hanya akan merugikan organisasi, lebih dari itu organisasi juga dapat menjaga eksistensinya. Perencanaan suksesi bukan hanya sekedar proses untuk mencari pengganti pimpinan, akan tetapi juga dimaksudkan untuk mempersiapkan organisasi menjadi lebih baik dalam menghadapi tantangan di masa yang akan datang.

Secara singkat, perencanaan suksesi dibagi menjadi 3 fase, sebagai berikut :

1.  Fase Penilaian

Langkah 1: Identifikasi tantangan bisnis yang signifikan dalam 1–5 tahun ke depan.

Langkah 2: Identifikasi posisi-posisi penting yang akan dibutuhkan untuk mendukung kelangsungan bisnis.

Langkah 3: Identifikasi kompetensi, keterampilan, dan pengetahuan kelembagaan yang merupakan faktor penentu keberhasilan.

2.  Fase Evaluasi

Langkah 4: Pertimbangkan karyawan berpotensi besar.

Langkah 5: Pilih kompetensi yang dibutuhkan individu agar berhasil dalam posisinya dan untuk memenuhi tantangan bisnis yang teridentifikasi.

3.  Fase Pengembangan

Langkah 6: Tangkap pengetahuan yang dimiliki individu sebelum meninggalkan organisasi.

Langkah 7: Kembangkan kumpulan talenta untuk menduduki posisi penting melalui strategi pengembangan karier yang ditargetkan.

Lebih lanjut, Fulton-Calkins dan Millig dalam (Luna, 2012) menjelaskan dalam perencanaan suksesi di organisasi terdapat beberapa hal yang perlu disiapkan, yaitu:

1.     Membentuk komite untuk menjalankan manajemen suksesi.

2.     Mengidentifikasi posisi kunci yang sangat kritikal bagi organisasi di masa mendatang.

3.     Membuat kriteria untuk posisi-posisi tersebut, tentukan kemampuan apa saja yang penting bagi setiap individu untuk memenuhi target jangka panjang organisasi.

4.     Identifikasi kemungkinan kandidat potensial yang ada dalam organisasi saat ini, lihat lebih banyak kandidat.

5.     Membentuk mentor atau pelatih untuk pemimpin masa depan.

6.     Bentuk mentor atau pelatih dari dalam organisasi yang dapat memberikan pedoman penting serta dukungan, dan memiliki komitmen pada rencana suksesi.

7.     Bantu kandidat dalam menyiapkan rencana pengembangan.

8.     Secara konsisten evaluasi efektivitas program manajemen suksesi.

Rencana suksesi PT. JakLingko Indonesia mengacu pada strategi serta langkah-langkah yang disiapkan untuk memastikan kelancaran transisi kepemimpinan dan manajemen perusahaan di masa depan. Hal ini penting untuk menjaga keberlangsungan operasi, mencapai tujuan jangka panjang, dan meminimalisir risiko yang mungkin terjadi akibat pergantian kepemimpinan.

Berikut beberapa poin penting terkait rencana suksesi PT. JakLingko Indonesia:

Tujuan:

1. Menjamin kelancaran transisi kepemimpinan dan manajemen perusahaan
2. Memastikan keberlangsungan operasi dan pencapaian tujuan jangka panjang perusahaan
3. Meminimalisir risiko yang mungkin terjadi akibat pergantian kepemimpinan
4. Mengembangkan talenta internal dan mempersiapkan pemimpin masa depan

Komponen:

1. Identifikasi dan pengembangan talenta:PT. JakLingko Indonesia perlu mengidentifikasi dan mengembangkan talenta internal yang memiliki potensi untuk menjadi pemimpin di masa depan. Hal ini dapat dilakukan melalui program pelatihan, mentoring, dan pengembangan kepemimpinan.
2. Perencanaan transisi: Perusahaan perlu menyusun rencana transisi yang jelas dan terstruktur, yang meliputi timeline, tanggung jawab, dan proses transfer pengetahuan.
3. Komunikasi dan keterlibatan: Penting untuk melakukan komunikasi yang efektif dengan seluruh stakeholders, termasuk karyawan, pemegang saham, dan pemerintah, terkait rencana suksesi.

Contoh Penerapan:

PT. JakLingko Indonesia dapat menerapkan beberapa contoh berikut dalam rencana suksesi:

1. Program mentoring: Memasangkan pemimpin senior dengan talenta muda untuk membimbing serta mentransfer pengetahuan dan pengalaman.
2. Rotasi jabatan: Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk bertukar pengalaman dan mengembangkan keterampilan di berbagai bidang
3. Program pengembangan kepemimpinan: Menyediakan pelatihan dan pendidikan formal untuk meningkatkan kemampuan kepemimpinan karyawan.

JABATAN KUNCI APA SAJA YANG PENTING DALAM SEBUAH ORGANISASI YANG MENGELOLA LAYANAN TRANSPORTASI PERKOTAAN?

1.     Direktur Operasional

Bertanggung jawab atas keseluruhan operasional perusahaan transportasi darat, termasuk pengelolaan armada, jadwal perjalanan, layanan pelanggan, kepatuhan peraturan, dan efisiensi operasional.

2.     Manajer Flotilla

Bertanggung jawab atas manajemen dan pemeliharaan armada kendaraan, termasuk perawatan, perbaikan, dan penggantian kendaraan yang diperlukan.

3.     Manajer Rute

Merancang dan mengelola rute perjalanan untuk memastikan efisiensi dan keamanan dalam pengiriman barang atau penumpang, termasuk penjadwalan, pengaturan perhentian, dan penanganan masalah logistik.

4.     Manajer Layanan Pelanggan

Mengelola hubungan dengan pelanggan, menangani keluhan, memberikan solusi, dan memastikan kepuasan pelanggan dalam pengalaman menggunakan layanan transportasi perusahaan.

5.     Manajer Kualitas dan Kepatuhan

Bertanggung jawab atas kepatuhan perusahaan terhadap peraturan pemerintah dan standar keselamatan transportasi, serta memastikan bahwa semua layanan memenuhi atau melebihi standar kualitas yang ditetapkan.

6.     Manajer Sumber Daya Manusia (SDM)

Bertanggung jawab atas pengelolaan staf dan sumber daya manusia perusahaan, termasuk perekrutan, pelatihan, pengembangan karyawan, manajemen kinerja, dan penanganan masalah karyawan.

7.     Manajer Keuangan

Bertanggung jawab atas manajemen keuangan perusahaan, termasuk perencanaan anggaran, pengelolaan kas, pelaporan keuangan, analisis biaya, dan perencanaan keuangan jangka panjang.

8.     Manajer Teknologi Informasi (TI)

Mengelola infrastruktur TI perusahaan, termasuk sistem pencatatan data, perangkat lunak manajemen armada, sistem pembayaran elektronik, dan keamanan informasi.

APA SAJA KRITERIA YANG BISA DIPAKAI UNTUK MENILAI TALENTA YANG ADA PADA PEGAWAI?

Penilaian talenta pegawai dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai kriteria yang relevan dengan posisi dan tanggung jawab yang diemban.

Beberapa kriteria umum yang bisa digunakan untuk menilai talenta pegawai adalah sebagai berikut:

1.    Kinerja Kerja: Evaluasi kinerja kerja pegawai berdasarkan pencapaian target, produktivitas, dan kontribusi terhadap tujuan perusahaan.

2.    Keterampilan dan Kemampuan: Meliputi keterampilan teknis, keterampilan interpersonal, kemampuan komunikasi, kepemimpinan, dan kemampuan analitis.

3.    Pengembangan Diri: Evaluasi sejauh mana pegawai proaktif dalam mengembangkan dirinya sendiri, baik melalui pelatihan, kursus, sertifikasi, atau pengalaman kerja tambahan.

4.    Inisiatif: Menilai sejauh mana seorang pegawai memiliki inisiatif untuk mengidentifikasi masalah, mencari solusi, dan mengambil tindakan tanpa disuruh.

5.    Kreativitas dan Inovasi: Evaluasi kemampuan pegawai untuk berpikir kreatif, menghasilkan ide-ide baru, dan mengimplementasikan inovasi dalam pekerjaan mereka.

6.    Kerjasama Tim: Menilai kemampuan pegawai untuk bekerja sama dan berkolaborasi dalam tim, serta kontribusinya terhadap kesuksesan tim.

7.    Tanggung Jawab: Evaluasi sejauh mana seorang pegawai bertanggung jawab terhadap tugas-tugasnya, menghormati tenggat waktu, dan mengelola tanggung jawab dengan baik.

8.    Konsistensi dan Ketekunan: Menilai sejauh mana seorang pegawai dapat konsisten dalam kinerjanya dan bertahan dalam menghadapi tantangan atau kesulitan.

9.    Kecocokan Budaya Perusahaan: Memeriksa sejauh mana seorang pegawai cocok dengan budaya, nilai, dan visi perusahaan.

10. Umpan Balik dari Rekan Kerja dan Atasan: Menganalisis umpan balik dari rekan kerja dan atasan mengenai kinerja dan kontribusi pegawai.

11. Proyek atau Prestasi Tertentu: Menilai prestasi khusus atau proyek yang telah ditangani oleh pegawai dan dampaknya terhadap perusahaan.

12. Pengalaman Kerja: Evaluasi pengalaman kerja sebelumnya, baik di dalam maupun di luar perusahaan, serta bagaimana pengalaman tersebut relevan dengan tugas yang diemban saat ini.

Penggunaan kriteria ini akan membantu organisasi dalam menilai dan mengembangkan talenta pegawainya sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan tujuan strategisnya.

Kompetensi adalah Seperangkat standar mengenai pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang dipersyaratkan oleh suatu jabatan. Dalam hal ini digunakan untuk merekrut atau menyeleksi SDM sesuai dengan standar kualitas, pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang dipersyaratkan oleh jabatannya. Komponen-komponen kompetensi terdiri dari:

1.     Pengetahuan (knowledge) : Informasi yang dimiliki individu tentang sesuatu dalam bidang tertentu

2.     Keahlian (skills) : Kemampuan untuk menjalankan tugas-tugas tertentu.

3.     Atribut personal : Sifat, cara kerja, kepribadian, maupun nilai-nilai yang dianut.

Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengidentifikasi kompetensi, diantaranya:

1.     Melakukan tes asesmen kompetensi khususnya untuk kompetensi inti yang bersifat general dengan memakai jasa pihak ketiga agar menjaga independensi dan obyektifitas Dalam kegiatan ini terdiri dari tes tertulis, Melakukan wawancara sdm terkait, wawancara atasan dan stakeholders terkait, focus group discussion.

2.     Meninjau kembali penempatan SDM di suatu posisi jabatan apakah sudah sesuai dengan spesifikasi jabatan dan kompetensi yang dipersyaratkan.

3.     Meninjau kembali kompetensi yang dipersyaratkan.

APA SAJA KRITERIA SUKSES YANG BISA DIPAKAI UNTUK MENILAI KESESUAIAN CALON PEJABAT DENGAN SETIAP JABATAN KUNCI DI ATAS?

Untuk dapat menduduki jabatan manajerial, seorang kandidat perlu memenuhi kompetensi inti dalam level tertentu yang dipersyaratkan dalam perusahaan/organisasi. Untuk berhasil dalam suatu jabatan, kandidat yang ditunjuk wajib mempunyai kompetensi dalam mengelola diri, mengelola tugas dan mengelola orang lain. Detail dan jabaran ketiga kompetensi tersebut adalah sebagai berikut:

1.     Mengelola Diri

a.    Integritas

b.    Komitmen pada pengembangan

c.    Adaptasi terhadap perubahan

2.     Mengelola Tugas

a.    Perencanaan

b.    Berorientasi pada kualitas

c.    Analisis masalah

3.     Mengelola Orang Lain

a.    Komunikasi lisan

b.    Kerjasama

c.    Berorientasi pada pelayanan